Waarom zoeken naar manieren om de goederenontvangst te optimaliseren?

Alle processen die in uw bedrijf worden uitgevoerd, zijn belangrijke onderdelen van een schakel die als geheel een groot potentieel heeft om anderen te beïnvloeden: positief of negatief.

Een van de processen aan de basis van de workflow van het bedrijf is zeker de ontvangst van goederen. Omdat het zo zwaar weegt op de doorstroming, op de gezondheid van het bestand en ook op het fiscale luik, verdient het speciale aandacht. Leer hoe u dit proces kunt optimaliseren om meer winst te maken!

Waarom zoeken naar manieren om de goederenontvangst te optimaliseren?

Een wijziging aanbrengen in dit deel van het proces houdt in dat de andere stappen worden georganiseerd en geïntegreerd met alle andere stappen. Daarom kan het optimaliseren van de goederenontvangst belangrijk zijn startpunt om fouten in andere processen te analyseren en te corrigeren – of, wie weet, om de successen van het team te vinden en uit te breiden.

De stappen van het ontvangen van goederen

Deze activiteit begint lang voordat de vrachtwagens parkeren voor levering aan uw bedrijf, met facturen en diverse dozen.

het werk van inkoop branche is essentieel om te profiteren van de beste voorwaarden, kortingen en partnerschappen, en de vraag wordt geproduceerd door nauwgezette analyses van de cashflow en voorraad. Als je het op deze manier bekijkt, is het gemakkelijker om te zien hoe er een keten van onderlinge afhankelijkheid is tussen al deze sectoren, maar daar zullen we het later over hebben.

Wat betreft de stadia van ontvangst, kunnen we ze als volgt categoriseren:

• Scheduling: na aankoop spreken koper en distributeur de beste lostijd af;

• Aankoopidentificatie: beide partijen valideren de factuurgegevens, als deze in overeenstemming zijn met de aankopen van het bedrijf;

• Verificatie: de koper verifieert dat alle producten op de factuur overeenkomen met het geleverde volume;

• Storingsanalyse: af en toe worden beschadigde artikelen opgehaald en teruggestuurd naar de distributeur;

• Scheiding: de producten worden meestal voorgeselecteerd en onderverdeeld in categorieën, zodat ze verdeeld kunnen worden over de verschillende opslagsectoren;

• Registratie: op dit moment worden de producten effectief onderdeel van de database van het bedrijf, of het nu gaat om het ERP of een ander type programma of spreadsheet dat verantwoordelijk is voor het organiseren van de producten.

Mogelijke problemen met betrekking tot het ontvangen van goederen

We zeiden dat de ontvangst van goederen een proces is dat aan de basis ligt van de dynamiek in de detailhandel, en het is niet moeilijk in te zien hoe het mogelijke problemen en successen voor het bedrijf kan veroorzaken. Onder de meest voorkomende kunnen we noemen:

fraude

Het niet controleren van punten zoals prijsstelling, hoeveelheid en andere specificaties van de factuur kan ertoe leiden dat het bedrijf een aanzienlijk aantal materialen verliest;

gebrek aan synchronisatie

Het ontvangen van goederen is een baan waar veel personeel bij betrokken is. Als het niet goed georganiseerd is, kan dat voor grote ongemakken zorgen, van wachtrijen van vrachtwagens tot problemen met het organiseren van ruimte en tijdgebrek om controles goed uit te voeren;

registratie inconsistenties

Deze fout kan van twee kanten komen, daarom helpt een goede structurering van de kant van de koper om het identificeren van dit soort problemen veel gemakkelijker te maken. De fouten hebben niet alleen betrekking op het type en het volume van het product, maar ook op de gefactureerde prijs, partijen, codes;

Problemen bij het organiseren van de omgeving

De overbelasting en tijdsbeperkingen van de koeriers, maar ook van het personeel zelf, kunnen uiteindelijk de conferentie verstoren, die tussen de twee partijen moet plaatsvinden om effectief te zijn. En dan hebben we het niet alleen over het gebrek aan ruimte, maar ook over het gebrek aan middelen en personeel om te registreren, de slagvaardigheid van controleren en sorteren.

Tips voor het oplossen van de belangrijkste problemen bij het ontvangen van goederen

Om het moment van goederenontvangst zo goed mogelijk te benutten en dit proces samen met alle andere die ermee samenhangen en/of ervan afhangen te kunnen optimaliseren, kunnen enkele praktische maatregelen worden genomen:

Automatiseer de boodschappenlijst en trigger

Met een geïntegreerd ERP-systeem kunt u de producten met de hoogste output analyseren en registreren in een prioriteitsniveau, zodat de afwezigheid van een bepaald product met prioriteit al de noodzaak tot aankoop genereert en de trigger voorbereidt met de leverancier, versnellen van het proces en het handmatige werk van de inkoopsector vermijden, die alleen de effectiviteit van die vraag hoeft te verifiëren en de aankoop ervan mogelijk moet maken.

Automatiseer productcontrole

De conferentie is een ander cruciaal moment om verspilling te voorkomen, dus het moet altijd in detail worden gedaan. De face-to-face conferentie moet niet worden vervangen, maar versterkt als een extra bevestigingsstap, die op intelligente wijze al alle conferentiecriteria bevat, wachtend op bevestiging van beide partijen.

Zorg voor een effectieve mobilisatie in de scheiding

Of geschikte apparatuur om het scheidingsproces te versnellen, afhankelijk van het type product dat wordt behandeld. Het belangrijkste is om een ​​goede te hebben vooruit plannen voor ontvangst, zodat tijdelijk een staf kan worden ingezet om te helpen bij de processen.

Zorg voor geschoold personeel

Het is erg belangrijk dat medewerkers mobiliseren als een team, ook al komen ze uit verschillende sectoren. Iedereen moet er een hebben Overzicht van de meest uiteenlopende bedrijfsprocessen, zodat ze naast de eigen sector kwaliteitsvolle ondersteuning kunnen bieden in andere sectoren.

Onderhoud een goede relatie met leveranciers

Deze goede coëxistentie kan op verschillende manieren worden opgebouwd, een daarvan is het goed gestructureerde conferentiewerk, dat inconsistenties en onenigheid tussen de twee partijen vermijdt. Hoe sneller en geoptimaliseerder het werk voor u is, het zal ook voor hen zijn, en dit verhoogt de productiviteit voor beide, die een wederzijdse winstverhouding genereert. Hierdoor willen beide partijen weer zaken doen en, sterker nog: ze kunnen elkaar helpen en betere voorwaarden bieden.

opnemen

Het technologiseren van de omgeving betekent niet een overdaad aan complexe apparaten, maar integendeel het vereenvoudigen van alle processen, zodat er een gemene deler is in de communicatie van verschillende sectoren van hetzelfde bedrijf. Dat is uiteindelijk waar het bij incorporatie om draait!

Inkoop, transport, opslag, facturering: dit alles wordt vastgelegd en georganiseerd door een enkele structuur, die in het geval van retailbedrijven voor het grootste deel bestaat uit ERP’s, geïntegreerde bedrijfsbeheersystemendie kan worden aangepast aan de strategieën en eisen van elk bedrijf.