Voorraadinventarisatie – Leer hoe u er een kunt doen in 7 stappen

Op de hoogte blijven van de productvoorraad is essentieel om de winst en winstgevendheid van uw bedrijf te beheersen. Het is immers via voorraad dat men de verliezen en winsten kan meten die in een bepaalde periode zijn behaald.

In die zin kan weten welke producten erin gaan en welke eruit gaan uw bedrijf beschermen tegen diefstal, verspilling en fraude. Daarom is het cruciaal om los te komen van het beheren en optimaliseren van de voorraadstroom.

Op basis van deze aanname is de enige manier om erachter te komen of uw fysieke voorraad overeenkomt met uw virtuele voorraad, een inventarisatie. Daarom geven we u in de post van vandaag tips over hoe u een praktische, efficiënte en functionele voorraad kunt aanleggen om de gezondheid van uw onderneming te behouden.

Wat is immers een voorraadinventarisatie en waar dient het voor?

In het algemeen bestaat een voorraadinventarisatie uit het verantwoorden van alle externe en interne producten van een bedrijf, gevolgd door het vergelijken van de fysieke balans met de virtuele balans.

In die zin moet het aanleggen van een voorraadinventarisatie zorgvuldig en betrouwbaar zijn, aangezien hierdoor de producten worden geclassificeerd en gemeten. Tegenwoordig zijn er al enkele Braziliaanse boekhoudnormen die de constructienormen van voorraadvoorraad reguleren om retailers te begeleiden.

Wanneer we ons concentreren op de functionaliteiten van een voorraadinventarisatie, realiseren we ons hoe belangrijk het is voor de beheer en controle van een bedrijf, omdat we hierdoor zowel de goederen die op voorraad zijn als hun hoeveelheid kunnen identificeren.

Wanneer u een overzicht heeft van het volume van producten, is het daarom gemakkelijk om te weten hoeveel goederen moeten worden vervangen, hoeveel er verloren zijn gegaan en welke een grotere uitstroom hebben, waardoor u betere verkoopstrategieën kunt creëren en zelfs verlies kunt voorkomen.

Hier kunnen we al enkele organische gevolgen afbakenen van het niet hebben van een voorraad inventaris die kunnen leiden van het verlies van producten tot het faillissement van een bedrijf.

Denk aan een AGF-winkel die geen controle heeft over de goederenstroom in zijn voorraad, het is gemakkelijk te zien dat productverliezen enorm zullen zijn, aangezien dit een niche is die afhankelijk is van de verkoop van bederfelijke goederen. Dus als er een teveel aan groenten en fruit is, zullen deze producten zeker rotten nog voordat ze te koop worden aangeboden.

Uiteindelijk, als deze groente en fruit doorgaat zonder voorraad, zal de winstgevendheid mogelijk afnemen terwijl de verliezen de neiging hebben om abrupt toe te nemen tot de ineenstorting van de markt. bedrijf. Om deze en andere redenen is een voorraadinventarisatie cruciaal voor het beheer van elke onderneming.

Hoe praktisch een voorraadinventarisatie uitvoeren?

Nu we de kenmerken en het belang van het maken van een voorraadinventarisatie op een rij hebben gezet, kunnen we overgaan tot de daadwerkelijke realisatie. Daarom is het noodzakelijk om op de hoogte te zijn van enkele subtiliteiten voor een meer assertieve constructie. Laten we zien:

Volg een plan

Planning is essentieel voor het succes van uw inventaris. Voorafgaand aan de daadwerkelijke productie is het van groot belang dat de administratieve leiders het eens worden over de datum voor het uitvoeren van de voorraadinventarisatie.

Zou het per kwartaal zijn? Per kwartaal? Een tip die hierbij kan helpen, is om te proberen een datum na de liquidatie te voorspellen, aangezien dat een tijdsbestek is waarin de voorraad meestal kleiner is.

Een andere belangrijke factor die in de planning moet worden meegenomen, is het delegeren van taken. Wie zullen de medewerkers zijn die de scoren? En welke zullen de gegevens in het systeem vullen? Deze strategie is van groot belang voor een betere beheersing en organisatie van werkzaamheden en vooral voor het resultaat van de inventarisatie

Definieer de benodigde tools

Er was een tijd dat voorraadinventarisatie slechts een handmatig ingevulde lijst was. Met de technologische vooruitgang hebben we tegenwoordig echter al meer geavanceerde en gedurfde tools voor het opstellen van een inventaris.

De afbakening van de tools moet plaatsvinden vóór de “D-day” en het is cruciaal dat ze vooraf worden getest om geen tegenvallers te laten klinken. Er zijn verschillende tools die u kunnen helpen inventarisaties op te bouwen, of het nu gaat om apps die op uw mobiele telefoon zijn gedownload en die meer mobiliteit en gemak bieden, of de draadloze verzamelaars die, hoewel ze zeer efficiënt zijn, veel duurder zijn.

Een andere tool die het verschil kan maken bij het maken van een inventaris is een geïntegreerd beheersysteem (ERP), dat veel helpt bij het controleren en beheren van cashflow en inventaris. ERP is een praktische manier om na het verzamelen van voorraadgegevens te achterhalen of het volume van fysieke producten overeenkomt met de virtuele lijst, dus het kan erg nuttig zijn bij het telproces.

Organiseer producten functioneel

Het is buitengewoon onproductief om de voorraad op te nemen in een winkel met producten die niet in bestelling zijn. Met andere woorden, de productie van een inventaris vereist dat de producten strategisch in de schappen worden gerangschikt, waardoor de toegang tot de streepjescode wordt vergemakkelijkt.

Het is dus belangrijk om producten te classificeren op basis van kleuren, smaken, merken en aroma’s of zelfs de specifieke kenmerken die ze onderscheiden. Op deze manier worden ze visueel geïdentificeerd en daardoor gemakkelijk toegankelijk en gemanipuleerd.

Definieer waar te beginnen

Het is cruciaal voor de teamorganisatie om precies te bepalen waar te beginnen met het tellen van producten, dus bepaal of werknemers in voorraad of op de verkoopvloer zullen gaan werken.

Onthoud dat er producten in de slimme schappen en in de etalages liggen die niet vergeten kunnen worden. En als u ons een plaatsing toestaat, is het bij voorwaardelijke verkoop het beste om ze de dag voor de inventarisatie uit te voeren, zodat de producten kunnen worden uitgesplitst.

de telling uitvoeren

Nadat alle planning is gedefinieerd en de verschuldigde functies al zijn gedelegeerd, is het tijd om te gaan tellen. Er zijn hier niet veel geheimen, je moet geduldig en toegewijd zijn en je handen vuil maken.

Een ontbijt kan het team stimuleren als de telling vroeg is, of een lunch als de telling in de middag is. Op deze manier blijft iedereen betrokken en bewust dat het succes van deze inventarisatie afhangt van de actie van elk teamlid.

controleer de telling

Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alle producten daadwerkelijk zijn geteld en een manier om dit te doen is door de taak van het auditeren van het proces te delegeren aan een leider, die verifieert of de telling correct is uitgevoerd.

Het afgeven van rapportages die aantonen welke producten niet zijn gevonden, is een effectieve manier voor de accountant om zelf te controleren of de door de accountants doorgegeven gegevens juist zijn.

de inventaris raken

Via de uitgebrachte rapporten is het noodzakelijk om alle geconstateerde verschillen te verifiëren en te controleren. Een andere belangrijke activiteit die in deze laatste fase van de inventarisatie kan worden uitgevoerd, is het archiveren van de verzamelde gegevens en deze naar een veilige plaats te kopiëren zonder het risico de informatie te verliezen. Er is dus een garantie dat de telling behouden blijft en dat deze altijd toegankelijk is wanneer daarom wordt gevraagd.

Vond je onze tip leuk? Deel het vervolgens met uw ondernemersvrienden op uw sociale netwerken. Zo vormen we een keten van goede informatie die er is. Oh, vergeet niet dat we ook rekenen op je reactie!

En je weet het al, voor meer van dit soort content, volg de blog wekelijks ATS Informatica. Hier houden we u verbonden met responsieve inhoud en oplossers.

Naar de volgende.