Verzoen betalingen en voorkom dat u geld verliest!

Zelfs als u elektronische betaalmiddelen accepteert, kan uw winkel financiële verliezen lijden bij niet-gecompenseerde aankopen. Lees hoe u dit probleem kunt voorkomen.

Vrijwel alle consumenten gebruiken creditcards of betaalpassen. En dat niet alleen: ze geven de voorkeur aan de methode. Op krediet is het bedrag in 2018 verplaatst bereikte bijna R $ 1 biljoen. Ondanks de vele voordelen van dit scenario u2014, waaronder de vermindering van oninbare vorderingen u2014, veroorzaakt het gebrek aan reconciliatie van retailbetalingen nog steeds aanzienlijke verliezen.

Maar wat is betalingsreconciliatie?

In de wereld van de boekhouding betekent reconciliatie het controleren van twee verschillende records voor dezelfde transacties en controleren of de bedragen overeenkomen. Wanneer dit niet gebeurt, is het noodzakelijk om administratieve of zelfs juridische maatregelen te nemen om de bedragen terug te vorderen en de voorwaarden van het contract opnieuw te vereffenen.

Hoewel er geen specifiek onderzoek over het onderwerp is, naar schatting 3% van de maandelijkse omzet van de Braziliaanse detailhandelaren gaat verloren door problemen met de betalingsverwerking door kaartexploitanten en acquirers. Het is alleen mogelijk om dit bedrag terug te vorderen als de handelaar kan bewijzen dat de aankoop heeft plaatsgevonden.

Dit bewijs wordt geleverd door het kruisen van ontvangstbewijzen en rapporten van vorderingen, dat wil zeggen afstemming van betalingen.

Door dit werk is het mogelijk om:

• het totale volume aan vorderingen kennen in alle credit- of debetaankopen;
• controleren of de vergoedingen voor aankopen op afbetaling, contant of op vervaldag worden nageleefd;
• controleer het bedrag dat elke dag op de rekening zal vallen;
• vergelijk het volume van kaartverkopen met andere betaalmethoden;
• vast te stellen of er sprake was van een operationele fout van de overnemende partij, zoals een geannuleerde aankoop of een onregelmatige terugboeking.

Hier komen we op het kruispunt. Wat is de beste manier om deze controle uit te voeren in combinatie met effectiviteit en tijd? Of is het beter om de bemiddeling over te slaan en de verliezen te dragen?

In het volgende artikel zullen we enkele paden aanwijzen en een oplossing voor het probleem aanbevelen.

Wat zijn de betalingsreconciliatiemethoden?

Ten eerste is het belangrijk om te benadrukken dat het altijd wordt aanbevolen om debet- en creditbetalingen op elkaar af te stemmen. Nu de winstmarges in de detailhandel steeds krapper worden, is het ondenkbaar dat het kapitaal zonder geld komt te zitten als gevolg van fouten van derden die gemakkelijk kunnen worden bewezen.

Bovendien is het mogelijk dat het merk of de verkrijger vergoedingen in rekening brengt die niet in het contract zijn overeengekomen, waardoor verliezen niet langer eenmalig zijn maar doorlopend worden. Er zijn casestudy’s die wijzen op een verlaging tot 12% van de kosten die in rekening worden gebracht na automatische reconciliatie.

Voor een efficiënte verzoening dient de ondernemer een werkwijze te hanteren. Hieronder zetten we er vier op een rij.

1. Bewaar vouchers die door de automaat zijn uitgegeven ter verificatie

Dit is de meest gebruikelijke methode en vereist geen uitgebreid gebruik van technologie. Bewaar gewoon op een georganiseerde manier de bonnen die door de machine zelf zijn gegenereerd om aan het einde van de week of maand te controleren bij het betalingssysteem. Het is belangrijk dat de vouchers worden gescheiden volgens de dagen en in de volgorde waarin ze zijn gegenereerd.

Voordeel: Minimale directe kosten en redelijke betrouwbaarheid, hoewel het op conferenties veel aandacht vereist.

Nadeel: is een methode die bijzonder kwetsbaar is voor menselijke fouten.

2. Gebruik een spreadsheet

Dit is een vooruitgang ten opzichte van de handmatige methode. Met de spreadsheet is het mogelijk om een ​​zekere mate van automatisering en precisie aan de conferenties te verlenen. Het is mogelijk om de afbeeldingen van de vouchers in de overeenkomstige cellen te bevestigen, wat de organisatie vergemakkelijkt, maar de fysieke kopie moet als bewijs worden bewaard.

Voordeel: een deel van het proces is gedigitaliseerd en de organisatie kan elektronisch.

Nadeel: het proces is nog steeds handmatig en hangt af van de aandacht van de persoon die verantwoordelijk is voor de controle.

3. Maak gebruik van een externe afstemmingsservice

Tegenwoordig zijn er platforms die uitsluitend zijn bedoeld voor het controleren van verkopen op creditcards en betaalpassen. Zoals bij elke dienst of software huurt de winkelier de leverancier in en levert hij de gegevens zodat de controle automatisch kan worden uitgevoerd. Het is een veel efficiëntere manier dan handmatige verificatie, maar er moeten nog steeds vouchergegevens in het nieuwe systeem worden ingevoerd.

Voordeel: Bijna perfecte automatisering van betalingsreconciliatie.

Nadeel: functionaliteiten zijn gekoppeld aan terugkerende betalingsplannen en ERP-integraties zijn niet altijd beschikbaar.

4. Gebruik ERP-software met ingebouwde afstemmingsfunctionaliteit – AANBEVOLEN

Het managementsysteem van een organisatie bundelt alle informatie en bedrijfsprocessen. Daarom is er niets coherenter dan het controleren van vergoedingen en kaartaankopen rechtstreeks in het ERP. Het is mogelijk om alles automatisch te doen, waardoor tijd en arbeid worden bespaard, verkoop en kosten worden gecontroleerd, bonnetjes worden gecontroleerd en de foutmarge tot nul wordt teruggebracht.

Voordeel: Het hele conferentieproces is volledig geautomatiseerd en betrouwbaar.

Nadeel: de afstemmingsmodule is gekoppeld aan het ERP.

Er zijn gebruikers van beheersystemen die de afstemmingsmodule liever niet inhuren om kosten te besparen. Deze rekening kan echter schadelijk zijn voor de ondernemer zelf, aangezien hij financiële verliezen kan lijden als hij betalingen niet verzoent. Hij kan uiteindelijk nog steeds meer tijd, mankracht en mogelijke mislukkingen in het proces besteden.

Afstemming van betalingen is een onmisbare discipline in elk bedrijf. Hiermee worden financiële verliezen vermeden en zorgt de winkelier ervoor dat de acquirer alleen de kosten in rekening brengt die in het contract zijn voorzien. Uiteindelijk leidt verzoening ertoe dat het bedrijf financieel beter georganiseerd is, wat helpt bij de financiële planning en voorkomt dat er op vorderingen moet worden geanticipeerd.