Toelatingsdocumenten: Zie de volledige lijst

Toelatingsdocumenten zijn essentieel voor elk proces van het aannemen van nieuwe werknemers in een bedrijf.

Dit komt omdat naast het formaliseren van de binnenkomst van de professional van het bedrijf, de toelatingsdocumenten alle arbeidsrechten en -plichten bevatten die het bedrijf en de werknemer zullen hebben tijdens de duur van de arbeidsovereenkomst.

Zelfs de meest ervaren managers kunnen in de war raken door de informatie en gegevens die moeten worden verzameld om de aanwerving te formaliseren. Alle twijfels moeten echter worden opgelost om problemen op het gebied van arbeid, belastingen, boekhouding en sociale zekerheid te voorkomen.

Daarom heeft mywork deze gids gemaakt met een volledige lijst van alle documenten die door het bedrijf moeten worden verwerkt bij het aannemen van nieuwe werknemers.

Kom op?

Waar zijn toelatingsdocumenten voor?

Zoals u al weet, vereist het aannemen van een nieuwe werknemer een reeks informatie aan HR en de personeelsafdeling van het bedrijf.

Alle verzamelde gegevens dienen om de professional te identificeren die deel zal uitmaken van het personeel van de organisatie, zodat het bedrijf meer over hem te weten kan komen.

Bovendien helpen toelatingsdocumenten om een ​​geschiedenis op te bouwen van het professionele traject van de werknemer in het bedrijf, aangezien er alle aantekeningen in het werkboek staan, zoals datum van toelating, functie, salaris, enz.

Daarnaast kunnen sommige arbeids- en sociale zekerheidsrechten alleen correct worden aangeboden door het bedrijf wanneer het bepaalde informatie over de werknemer bij de hand heeft.

Ten slotte is de toelating van de werknemer pas officieel wanneer alle documenten naar behoren zijn voorgelegd en verwerkt door het bedrijf, wat enkele dagen kan duren. Dit betekent dat de regularisatie van de relatie tussen de beroepsbeoefenaar en het bedrijf pas voltooid is als alle nodige verklaringen door beide partijen zijn ingediend.

Dit alles maakt deel uit van de eisen van het Ministerie van Arbeid om de arbeidsverhoudingen in Brazilië te reguleren. Dus als er een controle in het bedrijf is, is er geen probleem met toelatingscontracten.

Volledige lijst met toelatingsdocumenten

Nu u het belang begrijpt van toelatingsdocumenten voor het aannemen van een werknemer, presenteren we een volledige lijst van alle gegevens die door het bedrijf moeten worden verwerkt.

Het is vermeldenswaard dat het de verantwoordelijkheid is van het bedrijf en de werknemer om de nodige informatie te verstrekken voor het inhuren.

Bekijk hieronder de lijst met documenten die nodig kunnen zijn voor het inhuren van een professional.

Documenten die door het bedrijf moeten worden voorgelegd:

• Individuele arbeidsovereenkomst;
• Gezinsloonstaat;
• Werknemersregistratieboek of -formulier;
• Ervaringscontract
• puntenrecord;
• Aangifte nabestaanden ten behoeve van de inkomstenbelasting aan de bron;
• Aangifte van vordering of afwijzing vervoerbewijs.

Documenten die door de professional moeten worden voorgelegd:

• Werk- en socialezekerheidskaart (CTPS);
• Kopie identiteitsbewijs;
• Kopie van CPF;
• Foto 3×4;
• Bewijs van adres;
• Kiezerskaart, voor personen ouder dan 18 jaar;
• Kopie bewijs van opleiding;
• Toelatingsverklaring (ook wel Arboverklaring genoemd);
• Inschrijvingskaart in het Programma Maatschappelijke Integratie (PIS);
• CNH, voor functies die het gebruik van voertuigen vereisen;
• Kopie huwelijksakte, indien aanwezig;
• Kopie geboorteakte van kinderen tot 21 jaar, indien van toepassing;
• Vaccinatiebewijs van kinderen onder de 7 jaar;
• Bewijs van schoolbezoek van kinderen ouder dan 7 jaar;
• Getuigschrift van een handicap voor kinderen, indien van toepassing;
• Beroepsregistratie afgegeven door de beroepsorganisatie;
• Militair of reservistencertificaat (voor mannen tussen 18 en 45 jaar oud);

Ter herinnering: het bedrijf heeft niet al deze documenten nodig om een ​​nieuwe werknemer aan te nemen, maar het hangt allemaal af van de activiteitssector! Al deze documenten dienen in ieder geval ter bescherming van het bedrijf en de rechten van de werknemer.

Documenten voor toelating van stagiaires:

• Kopie van RG en CPF;
• School records;
• Certificaat van schoolbezoek aan de onderwijsinstelling;
• Stage Commitment Term (TCE), een contract dat alle informatie over de stagiair verzamelt, inclusief hun rechten en plichten, hun functies in het bedrijf, de hoogte van de stagebeurs, enz.
• Bewijs van adres.

Documenten voor toelating van jonge leerling:

• Kopie van RG en CPF, en de CPF van de verantwoordelijke persoon kan worden gebruikt als de jonge leerling het document niet heeft;
• Werkkaart;
• Attest van aanwezigheid op school of bij een onderwijsinstelling;
• High School Voltooiingscertificaat, indien van toepassing.

Wat is de deadline voor het verwerken van documenten?

Volgens wet 5.5538/68 mogen de documenten van de nieuwe werknemer niet langer dan vijf dagen door het bedrijf worden bewaard, zelfs niet in het geval van gewaarmerkte afschriften.

Alle informatie om de aanwerving van de werknemer te formaliseren, moet dus binnen deze periode van twee dagen worden verwerkt.

Artikel 29 van de Consolidatie Arbeidswetten (CLT) bepaalt ook dat de inschrijving op de arbeidskaart van de beroepsbeoefenaar binnen dit interval van 48 uur moet gebeuren. Controleer de tekst hieronder:

Kunst. 29. De werkgever krijgt een periode van 5 (vijf) werkdagen om in het CTPS, met betrekking tot de werknemers die hij toelaat, de datum van toelating, de vergoeding en eventuele bijzondere voorwaarden vast te leggen, zodat een handleiding kan worden aangenomen, mechanisch of elektronisch, volgens de instructies van het Ministerie van Economische Zaken. (Formulering gegeven door wet nr. 13.874 van 2019)

8 De werknemer moet toegang hebben tot zijn CTPS-informatie binnen een periode van maximaal 48 (achtenveertig) uur vanaf de datum van zijn registratie. (Opgenomen in wet nr. 13.874 van 2019)

Zijn er documenten die niet door het bedrijf kunnen worden opgevraagd?

Het antwoord is Ja! De documenten die het bedrijf niet van de werknemer kan verlangen, zijn:

• Gegevens over strafregisters;
• HIV-testen;
• Examens die zwangerschap of sterilisatie bewijzen;
• Gegevens over de schulden van de werknemer, zoals gegevens van Serasa, SPC, enz.;
• Negatief certificaat van arbeidsacties.

Het opvragen van dergelijke documenten wordt gekenmerkt als een gênante en discriminerende houding ten opzichte van de werknemer en kan ernstige arbeidsproblemen voor het bedrijf veroorzaken.

Tips voor het verwerken van toelatingsdocumenten:

Alle bedrijven hebben een ander toelatingsprotocol, maar de eerste stap om problemen in dit proces te voorkomen, is het kennen van de vereisten voor aanwerving en de documentatie die moet worden aangevraagd.

Het is ook belangrijk om een ​​routine te structureren voor het koppelen van de verzamelde informatie, aangezien dit de teruggave van documenten en het verzenden van de nodige gegevens naar de bevoegde instanties vergemakkelijkt.

In deze routine is het ook belangrijk om vooraf toelatingsdocumenten op te vragen, zodat de nieuwe werknemer voldoende tijd heeft om alle benodigde kopieën en attesten te verstrekken.

Ten slotte is het essentieel om over tools te beschikken die dit proces vergemakkelijken. Er zijn een aantal technologische oplossingen die een correcte en veilige opslag van gegevens en documenten van medewerkers mogelijk maken.