Tips om wanbetalingen in uw bedrijf te voorkomen

Het in gebreke blijven van consumenten schaadt zowel de financiële gezondheid van gezinnen als de winstgevendheid van bedrijven. DE Serasa Experian schat dat 64,8% van de huishoudens schulden heeft en dat 24,3% achterstallige rekeningen heeft.

Nu het inkomen wordt uitgehold door eindeloze afbetalingen, hebben mensen de neiging om voorrang te geven aan het afbetalen van schulden boven het kopen van meer goederen en diensten. Het retailsegment, dat rechtstreeks de eindconsument bedient, is bijzonder kwetsbaar voor wanbetalingen.

In dit artikel leggen we uit hoe u kunt voorkomen dat uw bedrijf verlies lijdt door wanbetaling.

1. Accepteer creditcards en betaalkaarten

Alleen in het eerste kwartaal van 2019, verhuisden Brazilianen BRL 260 miljard met creditcards en BRL 152 miljard met debetkaarten, een stijging van 17% ten opzichte van dezelfde periode van het voorgaande jaar. Om u een idee te geven: de consumptie van huishoudens groeide in het algemeen met slechts 4,9%.

Een van de grote voordelen hiervan betaalmiddelen is dat de retailer zichzelf beter kan beschermen tegen wanbetaling.

Zodra de verkoop is verwerkt door de Geïntegreerd systeem, geeft de machine twee exemplaren van de voucher uit en genereert een vordering voor de handelaar. Bij verkoop op krediet wordt het bedrag binnen 30 dagen na de transactie overgemaakt; bij afschrijving binnen 1 werkdag.

De klant betaalt het bedrag effectief op het kaartafschrift. Als de betaling niet wordt gedaan, is het aan de bank om kosten in rekening te brengen – de winkelier ontvangt het hoe dan ook.

Ondanks de vertraging bij het bijschrijven van het bedrag op de rekening van de winkel, is er meer voorspelbaarheid en een aanzienlijke vermindering van de effecten van wanbetaling. Daar komt bij dat de klanten geven meer uit met de kaart dan met het geld in hun portemonneewat het gemiddelde verkoopkaartje verhoogt.

Om dit onderwerp af te sluiten, is er nog een groot voordeel: in een geïntegreerd systeem is het mogelijk om vorderingen te beheren en precies de huidige situatie van de cashflow te kennen met een kleinere foutmarge in vergelijking met handmatige afsluiting. Verkoopcontrole wordt efficiënter.

Er moet echter enige voorzichtigheid worden betracht bij het verkopen met kaarten.

2. Voer kaartafstemming uit

Merken, banken en acquirers zijn niet onfeilbaar. Het is noodzakelijk dat de winkelier een interne controle uitvoert op credit- en debetverkopen, termijnbetalingen, annuleringen en eventuele storneringen.

Deze dubbele controle om betalingen te controleren wordt kaartafstemming genoemd. Hoewel het ook de verantwoordelijkheid is van de operators, kunnen eventuele fouten schade toebrengen aan de detailhandelaar.

In dit geval komt het verzuim niet van de consument, maar van de banken. Stelt u zich eens voor dat u een verkoop van BRL 530 sluit en dat het bedrag niet op de vervaldatum wordt bijgeschreven.

Het gaat echter niet alleen om standaard. Het is mogelijk dat de in het contract overeengekomen tarieven niet worden gehaald, wat op termijn ook verliezen kan opleveren.

Kaartafstemming kan worden gedaan met de ondersteuning van een beheersysteem, dat helpt bij het automatiseren van taken, de nauwkeurigheid verhoogt en de productiviteit optimaliseert – aangezien handmatige controles meer vatbaar zijn voor fouten.

Het ERP van ATS Informatica heeft een module voor het beheren van debiteuren, waardoor de winkelier verzekerd is van automatische verificatie van bedragen, looptijden en tarieven.

3. Maak een factureringsregel

Een van de grootste fouten die retailers maken, is dat ze alle wanbetalers behandelen alsof ze maar één profiel hebben. De redenen voor te late betalingen zijn talrijk en er is zelden sprake van kwade trouw.

Als directe facturering is vereist, maakt u een factureringsregel. Het is een tool die is gebaseerd op het verzenden van berichten naar klanten op basis van de looptijd van de schuld.

De basissegmentatie vindt plaats in 4 stappen:

1. 5 dagen voor de vervaldatum van de factuur;
2. Op de betaaldatum;
3. 6 dagen na afloop;
4. 10 dagen of meer.

Gebruik in elke stap van deze liniaal verschillende woorden en tonen om op te laden. Als je het e-mailcontact van de klant hebt, gebruik dan milde en vriendelijke taal in de eerste en tweede fase. Bijvoorbeeld:

“Hoi, [nome do cliente], Goede morgen. Dit bericht is alleen bedoeld om u eraan te herinneren dat uw factuur binnen 5 dagen moet worden betaald. U hoeft zich niet te haasten om te betalen, er is nog tijd genoeg. Veel plezier en bezoek onze winkel opnieuw om het nieuws te bekijken “.

“Meneer [nome do cliente], hoe gaat het ermee? Uw factuur moet vandaag worden betaald. Voor uw gemak sturen wij u hieronder het barcodenummer voor betaling via internetbankieren. Gewoon kopiëren en plakken in de app of website van de bank.”

Als de klant in gebreke blijft, hoeft hij niet meteen zijn stem te verheffen.

“Meneer [nome do cliente], het is goed? We hebben gemerkt dat de betaling van uw factuur nog niet heeft plaatsgevonden. Mocht er onverhoopt iets zijn gebeurd, neem dan contact met ons op zodat we nieuwe deadlines kunnen afspreken. Als de betaling al is gedaan, kunt u dit bericht negeren.”

Enzovoort. Het is belangrijk dat de winkel interesse toont in het oplossen van het probleem, maar zonder de klant van zich te vervreemden. Alleen in extremere gevallen, waarbij de in gebreke blijvende consument weigert antwoorden te geven, zijn doortastendere maatregelen nodig, zoals inschrijving in het debiteurenregister.

Extra: gebruik geautomatiseerde facturatie

DE ERP door ATS Informatica heeft een exclusieve module genaamd geautomatiseerde facturering. Hiermee is het mogelijk om de prestaties van de factureringsregel te optimaliseren en achterstallige betalingen te innen.

Het werkt als volgt: het systeem somt alle achterstallige titels op, samen met de geschiedenis van reeds gemaakte contacten die betaling claimen. Met deze gegevens kan de manager de liniaal beter plannen, nieuwe contacten inplannen en rapporten genereren over provisies, effectencontrole en afwikkeling.

Standaard is een realiteit in elke economie op de planeet. Er zijn echter altijd manieren om de impact van uw bedrijf te verminderen. Het belangrijkste is om te onthouden dat de klant niet in gebreke wil blijven en zich meestal zal inspannen om de situatie op te lossen en koopkracht te herwinnen. Als uw winkel het facturatieproces correct heeft afgehandeld, zal de consument opnieuw bij u kopen.