Geldbesparende Ideeën 2023
Wanneer een organisatie een geïntegreerd managementsysteem toepast, zijn de onmiddellijke effecten voelbaar op drie fronten: betrouwbaarheid, intelligentie en productiviteit. Eenmaal geïmplementeerd, helpt ERP bij het elimineren van problemen die zo gewoon en systemisch worden dat ze zelfs in bedrijfsprocessen worden geïntegreerd.
Dit is wat er gebeurde met Instituto Herdar, een non-profitinstelling gevestigd in Belo Horizonte (MG). Na het installeren van de financiële module van de resultaat, worden bureaucratische procedures die gedurende 30 dagen moesten worden uitgevoerd, nu in slechts één dag uitgevoerd. Daarnaast 5 spreadsheets die worden gebruikt voor financiële controle werden afgeschaft.
Begrijp hieronder hoe de instelling deze productiviteitssprong heeft gemaakt en welke verbeteringen in resourcebeheer voor haar betekenden.
Het is vermeldenswaard dat de samenwerking tussen ATS Informática en Instituto Herdar geen commercieel DNA heeft. In overeenstemming met het uitdrukkelijke doel van het bedrijf om waarde en welvaart voor de samenleving te genereren door vereenvoudiging van het management, heeft het een charitatief karakter. De ngo krijgt echter dezelfde behandeling en ondersteuning als klanten, ook al is er geen lucratief doel.
Instituto Herdar: het belang van een ERP in een NGO
Het is gebruikelijk om de nadruk te leggen op de relevantie van een geïntegreerd systeem voor het concurrentievermogen van een bedrijf voor winst. Immers, hoe productiever een bedrijf is, hoe beter de financiële resultaten, wat de uitkering van winst aan aandeelhouders, pro-arbeid en de reserve van middelen voor expansie vergroot.
In een instelling zonder winstoogmerk is ERP net zo belangrijk als in een commerciële onderneming. Een voorbeeld is het geval van Instituto Herdar, dat al 12 jaar actief is en sociale hulp biedt aan vrouwen, ouderen en vooral kinderen. Naast de vrijwilligers heeft de ngo zes medewerkers en bedient zij 50 kinderen.
Gedurende een groot deel van de geschiedenis van het Instituut werd de financiële controle op een rudimentaire manier uitgevoerd. Wat moest worden geregistreerd, zoals donaties van vrijwilligers, boekhouding, crediteuren en geplande ontvangsten, werd ingevoerd in elektronische spreadsheets.
In totaal was het beheer van de organisatie verdeeld over 7 werkbladen: service, donateurs, leveranciers, debiteuren, crediteuren, vrijwilligers en cashflow.
In een ngo gaat het management rechtstreeks om met geld dat afkomstig is van verschillende bronnen, zowel individuele als zakelijke donoren. Deze middelen zijn direct gekoppeld aan resultaat: elke donateur wil weten waar en hoe de investering wordt aangewend. U hebt ook toegang tot de verklaringen van de instelling nodig om er zeker van te zijn dat u in een gerenommeerde entiteit belegt.
Met de noodzaak om meer donateurs en vrijwilligers te werven en degenen die al betrokken waren te behouden, werden de betrouwbaarheid en transparantie van de rekeningen een van de meest kritieke aspecten voor Herdar. Zonder deze inkomstenbron zou de organisatie haar einddoel niet kunnen verwezenlijken, zelfs niet gesteund door een kerkelijke entiteit.
Om de rekeningen te controleren en de transparantie te behouden, is het werk echter steeds complexer geworden. Slechts één manager was verantwoordelijk voor het invoeren van gegevens in de spreadsheets, waardoor de focus verlegde: in plaats van zich te concentreren op strategische activiteiten, hield het management zich bezig met handmatige processen.
Het probleem met rekenbladen
Spreadsheets zijn functioneel. Als u weet hoe u ze moet gebruiken, kunt u formules, lijnen en kolommen configureren zodat complexe vergelijkingen zonder grote problemen worden opgelost. Ze raken echter snel achterhaald wanneer ze worden gebruikt als ondersteuning bij de bedrijfsvoering.
In het geval van Instituto Herdar verloren de bestanden hun configuratie na de maandwisseling of wanneer de software een update onderging. Als gevolg hiervan werd er opnieuw gewerkt: het management moest de gegevens beoordelen en de boekingen opnieuw uitvoeren, wat enorm veel tijd en werk vergt.
Dit was nog maar het begin van een wirwar van knopen: de juiste data voor donaties waren niet bekend, waardoor het onmogelijk was om herinneringen naar donateurs te sturen; de rekeningen stapelden zich op en bij minstens één gelegenheid verstreek de vervaldatum, wat een ruil dwong. De boekhouding werd een puinhoop, met boekingen en saldi die verschilden van de werkelijke waarden.
Zo is het plannen van aankopen bij leveranciers steeds ingewikkelder geworden. Als een potentiële donor vroeg hoeveel er was uitgegeven of hoeveel er nodig was, hing het antwoord af van lang zoeken in een onbetrouwbare database. Het plannen van schulden en vorderingen was onpraktisch.
De implementatie van ERP en de aankomst van resultaten
Instituto Herdar ontving de ERP van ATS Informática tijdens een onderscheiding tijdens de Nationale Bijeenkomst van de Derde Sector (Enats). Het implementatieproces — met datamigratie, training, programmering en aanpassing van de software volgens de beheersregels van de ngo — nam ongeveer een jaar in beslag.
Ondanks dat het een liefdadigheidsrelatie was, kreeg Herdar niet minder aandacht van het ATS-team. Alle twijfels werden direct beantwoord met de consultants die verantwoordelijk waren voor de implementatie van de oplossing. Daarmee verdween de onzekerheid bij het adopteren van een nieuw systeem, iets natuurlijks voor elke nieuwe gebruiker, geleidelijk.
Aan het einde van de periode begon de ngo tot 90% van de totale capaciteit van het systeem te gebruiken en ervoer een sprong in productiviteit. Van de 7 spreadsheets die het management ondersteunden, werden er 5 geëlimineerd, precies die met financiële en boekhoudkundige gegevens.
Debiteuren en crediteuren werden geprogrammeerd zonder het risico van verschillen tussen het saldo op het scherm en het geld op de rekening. Alle ingevoerde informatie blijft in het systeem en vormt een compleet dashboard waar het mogelijk is om de financiële resultaten te monitoren.
Het invoeren van gegevens in het systeem, wat vroeger ongeveer een maand duurde, kan nu in één dag. Het enige dat u hoeft te doen, is de informatie verzamelen en starten en de software stuurt alles rechtstreeks naar de boekhouding.
Daarnaast hielp het ERP om de dienstverlening te optimaliseren: zelfs met een klein team van medewerkers is het mogelijk om de donateur te registreren en het ondertekende bedrag van de maandelijkse donatie tijdens het gesprek in het systeem in te voeren. Zo werd de communicatie tussen service en management maximaal verbeterd en werden zelfs verschillen in de balans aan het einde van de maand vermeden.
Om erachter te komen welke leverancier op een bepaalde datum moet worden betaald, hoeft u alleen maar de schulden in het systeem te halen. Vroeger moest je eindeloos zoeken in verschillende spreadsheets. Tot slot, als een donor de rekeningen van het Instituut moet bekijken, kunnen de gegevens onmiddellijk worden verstrekt, wat vertrouwen schept en eerlijkheid in financieel beheer aantoont.
De casus van Instituto Herdar laat zien dat ERP-software de ruggengraat vormt van een moderne organisatie. hij kan verzamel gegevens en zet deze om in business intelligence zodat managementbeslissingen stevig gefundeerd zijn. De winst in productiviteit neemt in dezelfde mate toe als de transparantie en betrouwbaarheid.
