Geldbesparende Ideeën 2023
De elektronische consumentenfactuur (NFC-e) maakt al deel uit van de realiteit van retailers en groothandelaren in heel Brazilië. Ondanks de aanpassingsverschillen voor elke federatieve eenheid, markeerde het jaar 2019 het begin van de verplichting in verschillende staten.
In Minas Gerais zullen bedrijven die in 2018 tot BRL 4,5 miljoen hebben verdiend en alle andere belastingbetalers vanaf 1 februari 2020 verplicht de NFC-e uitgeven. Het is de laatste Braziliaanse staat die het schema voor de invoering van de elektronische factuur aan de consument sluit.
Naast het vervangen van de Fiscale Coupon Uitgever (ECF) en de model 2 consumentenverkoopfactuur, de NFC-e biedt talloze voordelen voor consumenten en retailers — inclusief zuinigheid, veiligheid, vermindering van bureaucratie met bijkomende verplichtingen en monitoring van emissies in realtime.
Gelieerd aan een ERP-software, biedt de nieuwe Factuur de ondernemer business intelligence en controle om de boekhouding beter te beheren. In dit artikel zult u begrijpen hoe NFC-e werkt en hoe u de processen van uw bedrijf kunt aanpassen om ermee te beginnen.
Wat is NFC-e en hoe werkt het?
De NFC-e bestaat uit een manier volledig gescand om commerciële transacties persoonlijk of op afstand te bewijzen en om belastingen te betalen. In overeenstemming met het SPED Fiscal-voorstel is het een digitaal document met dezelfde geldigheid als de afgedrukte coupon en dat elektronisch wordt uitgegeven en opgeslagen.
De winkelier kan nog steeds facturen afdrukken. Het is echter niet nodig om apparatuur te gebruiken die is goedgekeurd door de schatkist, sluit gewoon een willekeurige thermische printer aan op het verkoopsysteem.
Met het oog op controle en onderzoek door de belastingdienst van elke regio worden de documenten opgeslagen in digitale media zodra de aankoop is gedaan. Hiermee wordt het voor Sefaz-medewerkers overbodig om langs de vestigingen te gaan om de gegevens op te halen die de belastingdrukkers tot wel vijf jaar hebben bewaard.
Hoe kunnen retailers, gezien al deze voordelen, hun processen aanpassen en NFC-e uitgeven? Zijn er eerdere eisen? Dit is wat we later zullen uitleggen.
Hoe de NFC-e uit te geven
Alvorens de interne procedures te wijzigen en de NFC-e uit te geven, moet aan enkele vereisten worden voldaan.
1. Vraag toestemming aan Sefaz
Het is noodzakelijk om een aanvraag in te dienen bij de belastingdienst van de staat om over te stappen op het nieuwe factuursysteem. Bedrijven die al gebruik maken van de NF-e (Electronic Invoice) hebben echter geen nieuwe machtiging nodig.
Na goedkeuring door de Belastingdienst ontvangt de winkelier een Taxpayer Security Code of token. Dit is een sleutel die nodig is voor het uitgeven van de NFC-e; daaruit kan de ondernemer de QR-code en de DANFE genereren.
2. Installeer een betrouwbaar uitgiftesysteem
Noch de federale belastingdienst, noch de belastingdienst van de staat bieden hun eigen hulpmiddelen voor het genereren van facturen. Om deze te genereren is het noodzakelijk om beheersoftware in de organisatie te implementeren, zoals Resulth, van ATS.
Het uitgiftesysteem moet niet alleen voldoen aan wettelijke vereisten, maar ook hebben mechanismen die de efficiëntie verhogen bij het genereren en opslaan van de NFC-e. Zo voorkomt de mogelijkheid om het Digitale Certificaat op de computer of in de cloud op te slaan, dat de ondernemer na elke verkoop de sleutel hoeft in te voeren. Daarnaast moet het ERP zelf beveiligingssystemen hebben die ongeautoriseerde toegang en diefstal van de versleutelde sleutel voorkomen.
Ten slotte moet het systeem onvoorzien kunnen functioneren, dat wil zeggen, notities uitgeven, zelfs als het internet of het Sefaz-systeem uitvalt. In deze modus geeft het ERP facturen uit, maar zonder directe toestemming van de Belastingdienst; zodra de verbinding is hersteld, moeten de gegenereerde documenten tot de volgende werkdag na uitgifte ter analyse worden opgestuurd.
Naast het vergemakkelijken en automatiseren van de uitgifte van verschillende soorten facturen, zorgt het gebruik van een ERP voor meer concurrentievermogen voor het bedrijf. Het programma brengt gegevens uit alle sectoren en bedrijfsindicatoren samen in één dashboard, bevoordeeld intelligente, datagestuurde besluitvorming.
3. Huur een digitaal certificaat
Het Digitaal Certificaat kent honderden toepassingen. Hiermee is het mogelijk om documenten digitaal te ondertekenen, bedrijfssystemen te integreren met overheidsdiensten en openbare banken, verbinding te maken met het Integrated Foreign Trade System en natuurlijk facturen uit te schrijven.
Deze tool werkt als een digitale handtekening. Elk certificaat is uniek en bevat alle gebruikersgegevens, of het nu een bedrijf of een individu betreft. De veiligheid wordt gegarandeerd door gecodeerde sleutels, die voorkomen dat derden er zonder toestemming toegang toe krijgen en deze gebruiken.
4. Voltooi de staatsregistratie
De NFC-e is gemaakt om onder meer de kwestie van ICMS en belastingkredieten bij operaties tussen staten te vereenvoudigen, hoewel niet alle eenheden de verplichting hebben geïmplementeerd. Daarom moet het bedrijf geregistreerd zijn bij de belastingdienst van zijn staat om de factuur aan de elektronische consument uit te reiken.
Zonder deze registratie kunnen geen transacties worden uitgevoerd. Als u woont en werkt in een staat waar de NFC-e al verplicht is en u nog steeds niet met dit type document werkt, moet u deze onmiddellijk gaan uitgeven, op straffe van opschorting van uw staatsregistratie en ophoping van problemen in transacties.
NFC-e is een onomkeerbare trend gezien de voordelen voor bedrijven, consumenten en nationale en federale overheden. De digitalisering van fiscale processen en nevenverplichtingen helpt retailorganisaties om competitiever te zijn en minder tijd en middelen te besteden om op de hoogte te blijven van de Belastingdienst.
Om de voordelen van digitalisering optimaal te benutten, is het essentieel om een ERP te gebruiken, dat niet alleen NFC-e uitzendt, maar ook de informatiesystemen binnen het bedrijf integreert.
