Geldbesparende Ideeën 2023
Leestijd: 4 minuten
In een beginfase is het gebruikelijk dat een bedrijf zijn processen beheert met eenvoudige tools die geen kosten met zich meebrengen. In dit stadium helpt een financieel spreadsheet om de rekeningen te analyseren, de input en output te controleren en, tot op zekere hoogte, bedrijfsbeheer automatiseren.
Maar is het gebruik van een financiële spreadsheet tenslotte verenigbaar met bedrijfsgroei? Is er een tijd dat deze tool overbodig wordt?
In dit artikel gaan we vijf aspecten van bedrijfsbeheer vergelijken waarin het bedrijf zowel spreadsheets als ERP-software kan gebruiken: organisatie, productiviteit, compatibiliteit met andere programma’s en applicaties, beveiliging en kosten. Kom op.
Organisatie
financieel werkblad
Spreadsheets werken als kleine software in de vorm van een digitaal document. Hiermee is het mogelijk om formules en macro’s samen te stellen, dit zijn opdrachten die door de gebruiker zijn opgenomen en die sommige functies automatiseren.
Met dit instrument kunt u ook tabellen en grafieken ordenen, kleuren toewijzen en het beheer visueler maken. Het is een enorme vooruitgang ten opzichte van beheer met de punt van een potlood en zorgt ervoor dat u een brede kijk heeft op de rekeningen en inkomsten.
De uitdaging begint wanneer andere mensen in het bedrijf, die verschillende machines gebruiken, toegang tot de spreadsheet nodig hebben. Een andere beperking is het gebrek aan integratie tussen de bedrijfsonderdelen. In een organisatie met een zekere mate van complexiteit vereist het gebruik van spreadsheets moeite die het niet waard is.
ERP
Beheersoftware is al tientallen jaren bondgenoot van organisaties. Tot voor kort maakten de robuustheid en de kosten de toegang moeilijk voor kleine en middelgrote bedrijven. Vandaag de dag is naar schatting 67% van de ERP-gebruikers kleine en middelgrote bedrijven en 22% micro-ondernemingen, volgens de laatste Panorama Mercado ERP-enquête.
Het Integrated Management System heeft een superieure informatieorganisatiekracht dan spreadsheets, waardoor absolute controle over bedrijfsprocessen wordt gegarandeerd. In slechts één scherm is het mogelijk om toegang te krijgen tot gegevens over invoer, uitvoer, voorraad en winstgevendheid.
Het programma is geïnstalleerd op een beperkt aantal machines in het bedrijf en gebruikers hebben inloggegevens om toegang te krijgen tot functies die beperkt zijn tot hun gebied. Zo worden desorganisatie en fouten als gevolg van wanpraktijken vermeden en krijgen processen wendbaarheid.
productiviteit
financieel werkblad
Controlespreadsheets bestaan al sinds het begin van wetenschappelijk management, maar gegevenskruisingen en berekeningen moesten handmatig worden uitgevoerd. Met de eerste elektronische spreadsheets werden de regels geautomatiseerd, wat een sprong in productiviteit betekende.
Alle categorieën en gegevensvelden moeten echter één voor één handmatig worden ingevuld. Bij bedrijven waar mee wordt gewerkt voorraad materialen te koopdit aspect is voldoende om te weten dat het veel meer tijd zal kosten om triviale activiteiten uit te voeren, zoals het controleren van input en output van producten.
ERP
Met een managementsysteem is het mogelijk om taken te automatiseren en alle onderdelen van het bedrijf te integreren. In het voorbeeld van de hierboven genoemde voorraad is het met behulp van een gegevensverzamelaar mogelijk om de ontvangen goederen en hun hoeveelheid te markeren en ze zonder grote problemen naar het magazijn te sturen.
De manager kan ook facturen registreren voor het programma om de planning van betalingen te organiseren, alleen de items te kopen die hij nodig heeft in de vereiste hoeveelheid en het geld efficiënt te beheren.
Dit voordeel verkleint ook de foutmarge, wat helpt om verspilling, operationele storingen, voorraadkosten en andere veelvoorkomende problemen te verminderen.
Compatibiliteit
financieel werkblad
De programma’s die momenteel op de markt zijn, hebben interessante oplossingen voor integratie met andere diensten. Spreadsheets van Google biedt bijvoorbeeld een marktplaats van door derden ontwikkelde applicaties (add-ons) die functies die niet eigen zijn aan de software naar spreadsheets brengen.
Aan de andere kant kan het zijn dat de ondernemer specifieke oplossingen voor zijn behoeften mist en tijd verspilt met het testen van toepassingen die niet erg nuttig zijn. Spreadsheets zijn immers voor tal van doeleinden bedoeld naast het beheer van de bedrijfsfinanciën.
ERP
Een geïntegreerd beheersysteem moet op zijn beurt compatibel zijn met externe software, met name CRM (klantrelatiebeheer), een categorie programma’s gericht op de relatie van het bedrijf met zijn klanten.
Aangezien het CRM bedoeld is om gegevens over klanten te verzamelen en te systematiseren, worden de functies ervan zelden gedekt door het geïntegreerde systeem, dat gericht is op operationeel beheer. Wanneer deze twee systemen echter goed met elkaar communiceren, worden bedrijfsprocessen vloeiender en worden gegevens gecentraliseerd, wat gunstig is slimme besluitvorming.
Compatibiliteit gaat niet alleen over CRM. in tijden van Industrie 4.0 en digitale transformatiehet is essentieel dat computertoepassingen compatibel zijn met oplossingen die kunstmatige intelligentie, het internet der dingen en conversatie-interfaces omvatten.
Veiligheid
financieel werkblad
Als u uw bedrijf met deze tool beheert, kunt u zich dan voorstellen wat er gebeurt als het bestand beschadigd raakt of zelfs als de machine defect raakt? Of zelfs als het het doelwit is van veelvoorkomende virtuele aanvallen, zoals ransomware (virussen die computers “kapen” en pas vrijgeven na betaling)?
Als uw belangrijkste bedrijfsgegevens zich in een lokaal opgeslagen spreadsheet bevinden, is de kans groot dat deze nooit meer worden hersteld. Excel-bestanden kunnen met een wachtwoord worden gecodeerd; toch bestaat het risico dat een plotselinge crash het document dat bij het beheer wordt gebruikt, beschadigt.
ERP
ERP helpt gebruikersmachtigingen te beheren, waardoor wordt voorkomen dat iedereen toegang heeft tot kritieke functies. Een ander voordeel is dat gegevens op afstand kunnen worden opgeslagen, ook al kunnen werknemers deze vanaf elke computer invoeren.
Het software-implementatieproces moet echter nauwlettend worden gevolgd, aangezien de leverancier toegang heeft tot alle bedrijfsinformatie. Na de datamigratie is er een verbetering in het beeld van de gegevensbeveiliging.
Kosten
financieel werkblad
Er zijn gratis opties zoals Spreadsheets en LibreOffice Calc, en betaalde opties zoals Excel. Over het algemeen is de kantoortoepassingssuite al vooraf op de computer geïnstalleerd, dus de kosten zijn beperkt.
Het is echter belangrijk om rekening te houden met de kosten met betrekking tot alle hierboven genoemde items, voornamelijk productiviteit en beveiliging. Als de tool gratis is, maar het werpt obstakels op voor de werking van uw bedrijf, is dit een teken dat goedkoop duurkoop wordt.
ERP
In de ERP-markt zijn er factureringsopties voor alle bedrijfsprofielen, inclusief gratis proefversies. Maar je moet voorzichtig zijn bij het kiezen van een betrouwbare leverancier en naast de prijs ook naar andere aspecten kijken.
Analyseer bijvoorbeeld de kwaliteit van de service en ondersteuning, hoe de implementatie is uitgevoerd, of de software voldoet aan de specifieke behoeften van uw bedrijf en of deze is geschaald naar de grootte van uw bedrijf, maar zonder de groei ervan te beperken.
Een goed ERP hoort thuis in het budget van de organisatie. Winsten in productiviteit, intelligentie en wendbaarheid bij het uitvoeren van processen overtreffen de prijs die in rekening wordt gebracht en genereren waarde in de loop van de tijd. Als u uw bedrijf wilt uitbreiden, overweeg dan om ERP-software te gebruiken om de bedrijfsvoering te integreren.
