Is online loonstrook toegestaan? Begrijp wat het is

De term loonstrook heb je vast wel eens gehoord, maar wist je dat het mogelijk is om online toegang te krijgen tot een loonstrook?

De loonstrook is een zeer belangrijk document in de dagelijkse praktijk van bedrijven, omdat het alle bedragen toont die zijn betaald en ingehouden op de salarissen van de werknemers die deel uitmaken van het personeel van de organisatie.

Voor de afdeling personeelszaken is de loonstrook dan ook de tool die de betalingen van werknemers in zijn geheel controleert en om deze controle praktischer en wendbaarder te maken, werd de online loonstrook in het leven geroepen.

In dit artikel laat mywork je zien hoe belangrijk loonstroken zijn in het dagelijkse leven van bedrijven en leggen we je alles uit wat je moet weten over online loonstroken. Lees verder om meer te weten te komen.

Wat zegt CLT over loonstroken?

De holerite, ook wel looncheque of payroll genoemd, is een verplicht document bepaald door de Consolidation of Labour Laws (CLT). Artikel 464 van die wetgeving zegt:

Kunst. 464 – De betaling van het salaris moet gebeuren tegen een ontvangstbewijs, ondertekend door de werknemer; in het geval van een analfabeet door middel van zijn vingerafdruk of, indien dit niet mogelijk is, op zijn verzoek.

Enkele alinea. Het bewijs van storting op een daartoe op naam van elke werknemer geopende bankrekening, met diens toestemming, bij een kredietinstelling in de buurt van de werkplaats heeft de kracht van ontvangst. (paragraaf opgenomen in wet nr. 9.528 van 12.10.1997)

Zo regelt deze regel hoe de kwitanties die de betaling van de salarissen van werknemers bewijzen, moeten worden uitgegeven en geraadpleegd, evenals de wettelijke waarden van nieuwe loonstrookformaten, zoals de online loonstrook.

Wat is de online loonstrook?

Omdat de loonstrook essentieel is voor zowel werknemers als bedrijven, is de online loonstrook in het leven geroepen om de controle van betalingen en andere informatie die in dit document is verzameld, te stroomlijnen.

De online loonstrook is niets meer dan een gescande versie van de loonlijst. De gegevens die in dit model worden gepresenteerd zijn dezelfde als die op de fysieke loonstrook en de werknemer heeft de mogelijkheid om het document uit te printen indien nodig.

Hoe loonstrook online inzien?

Bedrijven kunnen op twee verschillende manieren hun loonstrookje online maken. De eerste is via een online HR-platform, waarin de medewerker met een wachtwoord en persoonlijke login toegang heeft tot het document. De tweede manier om toegang te krijgen tot de online loonstrook is door deze via e-mails te ontvangen van de eigen personeelsdienst.

Het is in ieder geval aan de afdeling HR om de loonstrook online of fysiek beschikbaar te stellen. Een strategie die veel bedrijven vaak toepassen, is het geven van een korte training om werknemers te leren hoe ze digitale documenten, zoals loonbrieven, kunnen inzien en bewaren.

Hoe maak je online een loonstrook aan?

De online loonstrook heeft dezelfde rechtsgeldigheid als de fysieke loonstrook en moet dus dezelfde informatie bevatten als de traditionele loonstrook.

Om de loonstrook van de werknemer op te stellen, moet het bedrijf eerst de volgende voorwaarden evalueren:

• Type arbeidsovereenkomst werknemer;
• CAO;
• Persoonlijke situatie van de werknemer (als hij gehuwd is, als hij kinderen heeft…)
• Werkschema;
• Of de werknemer met verlof is.

Zodra de bovenstaande informatie is geanalyseerd, moeten de HR-professionals die verantwoordelijk zijn voor de loonstrook een reeks informatie over werknemers- en bedrijfsregistratie in het document opnemen. Onder hen kunnen we benadrukken:

• Naam medewerker;
• Kantoor;
• Thuisadres;
• Serienummer werkkaart (CTPS);
• RG;
• CPF;
• Ziektekostenverzekering;
• Tandheelkundige plannen (indien van toepassing);
• Transportvouchers;
• Maaltijdvergoeding;
• Vakantievoorzieningen;
• Inkomstenbelasting;
• PIS;
• Datum van toelating van de werknemer;
• Verrekeningsperiode (wat is de periode waarin het werk wordt betaald);
• Basis salaris;
• Na verloop van tijd;
• 13e salaris;
• Bijdragen aan de INSS;
• bijdragen van de Unie;
• Kinderbijslag;
• Flexibele verloning;
• Onder andere personeelsgegevens en arbeidsvoorwaarden.

De bovenstaande items zijn de meest voorkomende op de loonlijsten van bedrijven, maar er is bepaalde informatie die kan worden opgenomen of uitgesloten, afhankelijk van het bedrijf.

In ieder geval is het belangrijk dat HR altijd op de hoogte is van alles wat er op de loonstroken van de medewerkers moet staan, om arbeidsproblemen te voorkomen.

Waar wordt de loonstrook voor gebruikt?

Naast het aangeven hoe bedrijven de salarissen van hun werknemers betalen, zijn loonstroken ook belangrijk voor situaties die verder gaan dan het dagelijkse werk.

Om bijvoorbeeld een bankrekening te openen, moet een professional een reeks documenten overleggen bij het bankkantoor en een van deze documenten kan de loonstrook zijn. Het is ook belangrijk voor het invullen van de Inkomstenbelasting, wat een jaarlijks proces is.

Denkend aan werknemers, loonstroken zijn belangrijk voor:

• Openen van bankrekeningen;
• Leningaanvragen;
• Financiering;
• Het invullen van de inkomstenbelasting;
• Bevestiging van een adequate bijdrage aan de INSS;
• Bewaken van alle berekeningen voor de betaling van de lonen.

Voor bedrijven spelen loonstroken ook een cruciale rol, aangezien het document getuigt dat alle betalingen aan werknemers correct en binnen de wet worden gedaan. Het is een essentieel hulpmiddel om de wettelijke naleving van de organisatie en bescherming tegen arbeidsrechtzaken te waarborgen.

Bedrijven kunnen de loonstroken van hun werknemers ook gebruiken als een manier om een ​​geschiedenis van maandelijkse uitgaven bij te houden met de betaling van de salarissen van werknemers, wat veel kan helpen bij het voorzien van onkosten voor elke sector.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van online loonstroken?

Nu je het belang van loonbrieven hebt begrepen, zowel binnen bedrijven als daarbuiten, is het tijd om te praten over de belangrijkste voordelen die het digitale model van dit document kan bieden voor het dagelijks beheer.

transparantie van gegevens

Wanneer het bedrijf ervoor kiest om loonstroken online vrij te geven op een documentbeheerplatform, is de informatie beschikbaar zodat iedereen op elk moment van de dag bij zijn eigen gegevens kan.

Dit vergemakkelijkt het uitreiken van de nodige documenten op elk moment van de dag en zelfs het raadplegen van oude loonbrieven.

Vermindering van fouten in de loonberekening

Kiezen voor een online loonstrooksysteem is een geweldige manier om mislukkingen en veelgemaakte fouten bij het berekenen van de loonlijst van het bedrijf te verminderen.

Met de digitalisering van vrijwel alle informatie en routines van werknemers, bevat de berekening die aan het einde van de maand moet worden uitgevoerd om de salarisadministratie uit te voeren, meestal zeer weinig of bijna geen fouten, wat de teams meer zekerheid geeft en tijd bespaart voor de salarisadministratie afdeling. HR.

Het digitaliseren van zoveel mogelijk routines van de organisatie is een uitstekende manier om fouten veroorzaakt door externe factoren, zoals stapeling van taken, rekenfouten, enz. te verminderen. Zo bespaart de digitalisering van de werkdagcontrole van de medewerkers al enorm veel tijd die de personeelsafdeling zou gebruiken om fouten in de boekingen van de medewerkers te controleren en te corrigeren.

Veel bedrijven gebruiken zelfs online tijdregistratiesystemen om HR-managementroutines te optimaliseren. Het online puntensysteem van mywork is bijvoorbeeld een uitstekend hulpmiddel om niet alleen de controle op de gewerkte uren te stroomlijnen, maar ook de berekening van overuren, nachtdiensten, vakanties en andere factoren die direct van invloed zijn op de loonstrook.

U kunt de digitale tijdregistratie van mywork 15 dagen gratis testen door hier te klikken. Met deze oplossing wordt een groot deel van de routines rondom het uitgeven van de salarisadministratie geautomatiseerd en vereenvoudigd.

Optimalisatie van rapporten en andere informatie

Met de eenvoudigere online uitgifte van loonstroken en andere belangrijke documenten voor personeelsbeheer, wordt de HR-afdeling veel flexibeler en veiliger. Dit helpt bij het verzamelen en organiseren van relevante informatie voor het bedrijf en bij het handhaven van de rechtszekerheid van de organisatie als geheel.