Hoe verander je ERP op een simpele en effectieve manier!

Ontdek wat de problemen zijn die kunnen leiden tot de uitwisseling van het geïntegreerde systeem van uw bedrijf en hoe u dit proces zonder stress kunt uitvoeren.

Een van de grootste uitdagingen voor een bedrijf is het veranderen van het geïntegreerde managementsysteem. Na verloop van tijd wordt het ERP het centrale zenuwstelsel van het bedrijf en de vervanging ervan, hoewel in veel gevallen noodzakelijk, kan traumatisch zijn als er niet correct mee wordt omgegaan.

Het is niet toevallig. Alle werkwijzen en bedrijfsprocessen zijn rondom het ERP georganiseerd. De uitwisseling kan de routine schaden en onvoorziene gebeurtenissen veroorzaken. Implementeren is iets wat veel ondernemers maar één keer willen doen.

Aan de andere kant is deze maatregel soms noodzakelijk voor het voortbestaan ​​van de onderneming. Het goede nieuws is dat vervanging niet al dat huilen en tandengeknars hoeft te zijn.

Met een eenvoudige strategie is het mogelijk om het ERP te vervangen zonder de bedrijfsvoering lam te leggen, zonder weerstand van werknemers te ervaren en direct bij de start van de operatie de vruchten te plukken van het nieuwe systeem. Begrijp hieronder enkele redenen voor het wijzigen van de beheersoftware en hoe u dit moet doen.

Waarom het ERP veranderen?

Uit de meest recente Panorama Mercado ERP-enquête blijkt dat 15,9% van de responderende bedrijven van plan is het beheersysteem in de nabije toekomst te implementeren of te vervangen, terwijl 10,54% van plan is het team te trainen om het huidige ERP beter te gebruiken.

Er zijn verschillende redenen waarom organisaties besluiten om software te vervangen. Hieronder lichten we de top vijf toe.

Het systeem is verouderd

Verouderde ERP’s bieden mogelijk geen geavanceerde voordelen, zoals toegang tot real-time gegevens – tegenwoordig een essentieel hulpmiddel voor effectief beheer – en externe verbinding via computer of mobiele apparaten.

Een ander probleem met verouderde systemen is de beveiliging van gegevens. Moderne programma’s worden bijgewerkt om te reageren op cyberdreigingen die zich voortdurend voordoen; als u software gebruikt die niet via updates gaat, zijn de gegevens van uw bedrijf vatbaar voor diefstal en spionage.

Het systeem hield de groei van het bedrijf niet bij

Als u een bedrijf heeft dat de afgelopen jaren is gegroeid en zelfs nieuwe vestigingen heeft geopend, voldoet het ERP dat in het begin werd gebruikt misschien niet meer aan uw huidige behoeften.

Het is mogelijk om deze tekortkoming te identificeren door veelvoorkomende problemen te observeren: crashes, gebrek aan vitale functionaliteiten, onbeschikbaarheid en de noodzaak om parallelle systemen te gebruiken, zoals spreadsheets, om de beheerroutine te controleren.

Het huidige systeem werkt met problemen en veroorzaakt verliezen

Niet alle oplossingen die op de markt worden aangeboden, zijn van een acceptabel kwaliteitsniveau, hoewel ze goedkoop zijn. Deze optie is echter de goedkope die na verloop van tijd behoorlijk duur wordt.

Een ontoereikende, generieke of slecht functionerende ERP voor uw bedrijf leidt tot verlies van klanten en omzet. Daarnaast kan het problemen veroorzaken zoals gaten in de voorraad en de uitgifte van dubbele rekeningen, waardoor herhaaldelijk belasting moet worden betaald.

Het systeem voegt hoge kosten toe aan het bedrijfsmodel

Een cruciale factor bij het kiezen van een ERP voor uw bedrijf is de juiste maatvoering in overeenstemming met de huidige omvang van het bedrijf en de groeivooruitzichten voor de komende jaren.

Designersoftware is niet de beste keuze alleen omdat het wordt gebruikt door beursgenoteerde bedrijven. De hoge kosten kunnen de ROI belemmeren en, fataal, leiden tot de beslissing om in korte tijd te vervangen.

Het systeem heeft geen technische ondersteuning

Het maakt niet uit of uw bedrijf een IT-afdeling heeft of dat de ondernemer zelf instaat voor het oplossen van technische problemen: een goede ondersteuning tijdens en na de implementatie is essentieel.

In dit aspect maakt de servicestructuur van het toeleverende bedrijf het verschil in de keuze. Geef prioriteit aan degene die snel reageert op oproepen.

ERP vervangen zonder gedoe

Identificeer uw zakelijke behoeften

Hier komt de dimensionering van de reeds in het vorige onderwerp genoemde geïntegreerde software om de hoek kijken. In plaats van in het veld te duiken om het beste systeem te onderzoeken, moet u eerst begrijpen welke processen in uw bedrijf kunnen worden geoptimaliseerd en wat de huidige problemen zijn.

Deze stap is essentieel om de ROI van het ERP in de toekomst te meten. Zodra het je lukt om de businessbehoefte in kaart te brengen en te begrijpen wat er moet veranderen met het geïntegreerde systeem, weet je of de resultaten na de implementatie naar wens zijn.

Anders koopt u uiteindelijk een oplossing met functionaliteiten die inactief blijven en tegelijkertijd met niet-bediende gebieden. Praat met managers en werknemers in alle geledingen van het bedrijf voordat u de investering doet.

Benchmark

Het zoeken naar referenties is een van de meest effectieve manieren om betrouwbare leveranciers te vinden in het werkgebied van het bedrijf. Door concurrenten, partners en andere spelers te benchmarken, neemt de kans op het maken van de juiste keuze toe.

Aan de andere kant bent u gevaccineerd tegen verkoopargumenten die, in plaats van u te informeren over de functionaliteiten en mogelijkheden van het geïntegreerde systeem voor uw bedrijf, een ondeugdelijk product willen pushen.

Het is belangrijk om de voorkeur te geven aan softwareleveranciers die al expertise hebben met andere ondernemingen in uw markt. Als u bijvoorbeeld werkt met bouwdetailhandel, auto-onderdelen of multi-detailhandel, overweeg dan de mogelijkheid om software aan te schaffen met specifieke modules voor dit soort bedrijven.

Vergaderingen houden met adviseurs

Zodra de processen in kaart zijn gebracht en de leverancier is gekozen, is het tijd om aan de slag te gaan. Neem deel aan vergaderingen met technologieconsultants en ontwerp een plan voor volledige systeemimplementatie en datamigratie.

Geef prioriteit aan gebieden die direct kunnen profiteren, zoals de voorkant van de doos. Het is belangrijk voor het bedrijf om samen te werken als het gaat om het verstrekken van gegevens en het openen van processen voor consultants van de dienstverlener.

Vergaderingen zijn ook belangrijk om te helpen beslissen welke gegevens moeten worden gemigreerd. Immers, hoe groter het volume, hoe hoger de kosten en de meeste zijn niet zo belangrijk, hoewel het aan te raden is om van alles een back-up te maken.

Belastinggegevens uit het verleden kunnen bijvoorbeeld naar de accountant worden gestuurd zonder dat er hoeft te worden overgeschakeld naar het nieuwe systeem; de volledige managementrapportages, zoals winst- en verliesrekening, kunnen terugwerken tot de 3 jaar voorafgaand aan de implementatie van het systeem.

Als uw bedrijf interne audits uitvoert, is het belangrijk om alle informatie uit het oude systeem in de nieuwe software te hebben. Punctueer alle onmiddellijke behoeften tijdens vergaderingen en onderhandel over de kosten.

Stel uw team in staat om het nieuwe systeem te gebruiken

Een van de grootste weerstandspunten tegen de implementatie van het nieuwe ERP is het personeelsbestand, vooral als het systeem standaard wordt gewijzigd. Zij zijn immers degenen die de software dagelijks gebruiken en kennen alle beperkingen en mogelijkheden op hun gebied.

Dit probleem kan worden voorkomen als u werknemers vanaf het begin bij deze keuze betrekt, luistert naar de hoogste eisen en hoe een geïntegreerd systeem de arbeidsproductiviteit kan verbeteren.

Tijdens en na de implementatie is het belangrijk om te investeren in training, zodat medewerkers op de hoogte zijn van alle functies van het nieuwe systeem en hoe ze deze kunnen gebruiken om de verkoop te verhogen.

Zelfs als uw bedrijf het ene ERP-systeem heeft vervangen door het andere, is training noodzakelijk, aangezien de interface anders is, wat kan leiden tot verwarring, vertragingen in de werkzaamheden en wachtrijen bij de kassa’s.

Het veranderen van ERP is niet zo’n ingewikkelde taak als je zou denken, zolang het hele proces vanaf het begin goed wordt uitgevoerd. Verticale veranderingen, waarbij alleen de manager besluit over te stappen nadat hij heeft toegegeven aan een verkooppraatje, hebben meer kans op succes. Concentreer u op uw behoeften en hoe u bestaande processen kunt verbeteren.