Hoe kunnen kleine bedrijven veelvoorkomende problemen met HR-naleving bestrijden?

Hoe kunnen kleine bedrijven de HR-regelgeving bijhouden?

Personeelszaken speelt een enorm rol in vormgeven uw kleine onderneming. HR-functies helpen om uw bedrijf te behouden compliant en, belangrijker nog, houd uw werknemers tevreden.

Maar het bijhouden van de HR-regelgeving wel extreem beangstigend – vooral met al beperkt bronnen. Niet iedereen heeft de begroting voor een fulltime HR-professional in dienst, en bijna geen bedrijf eigenaar heeft de tijd om een deskundige zichzelf.

Wel met een beetje onderwijskun je deze bestrijden vier veelvoorkomende HR-compliancekwesties om uw kleine bedrijf aan de gang te houden rechts kant van de wet.

Veelvoorkomende HR-nalevingsproblemen

Hier zijn de 4 veelvoorkomende problemen met HR-compliance – En tips om ze te behandelen als een pro!

Kwestie #1: Loon en uur

Een van de meest gewoon problemen waarmee bedrijven worden geconfronteerd, is hoe ze dit op de juiste manier kunnen doen werknemers classificeren en betalen. Krijg dit onderscheid fout en het zou echt kunnen kosten Jij.

Over het algemeen is een werknemer iemand die een formulier invult Formulier W-4 bij het inhuren en iemand die u ter beschikking stelt a Vorm W-2 komt belastingtijd.

Afzonderlijk zal een onafhankelijke contractant een Formulier W-9 op het moment van huur en je zorgt voor een Formulier 1099 in belastingtijd.

Ook werknemers vallen onder federale staat arbeids- en arbeidswetgeving, maar aannemers niet. U zult de tijd willen nemen om u hierover in te lezen via de Belastingdienst.

Andere loongerelateerde compliancekwesties waarmee u rekening moet houden:

• Updates minimumloon
  Hoewel het federale minimumloon sinds 2009 stabiel is gebleven, zijn er altijd staats- en lokale rechtsgebieden die hun eigen tarieven bepalen. Als uw bedrijf op een paar verschillende locaties actief is, kan dit bijzonder moeilijk bij te houden zijn.
• Na een tijdje
  Hoewel regelgeving op nationaal niveau een punt van discussie blijft, verschillen sommige regels per staat. Het is dus belangrijk om uw planning te beheren om eventuele extra kosten te beheersen.
• Werkplanning en inhuren van minderjarigen
  Leer uzelf over de wetten voor het verlenen van vrije tijd voor de persoonlijke behoeften van werknemers, werkvergunningen en planning voor minderjarigen.
• Maaltijden en rustpauzes
  De regels met betrekking tot maaltijdpauzes en rusttijden verschillen per staat. Overtredingen van deze regels kunnen leiden tot extra overuren en boetes.

➡️ Hoe loon- en urenrisico’s te beperken:

1. Maak een personeelshandboek inclusief toepasselijk beleid.
2. Houd een bijgewerkt Cnaleving kalender met alle boekings-, meldings- en indieningstermijnen.
3. Verzekeren dat systemen voor het bijhouden van salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn aanwezig om werkuren, vrije tijd en andere betalingen of inhoudingen van werknemers correct te registreren en te rapporteren.
4. Train begeleiders op non-discriminatie praktijken, gepast tijdregistratieen andere werkgelegenheidsbeleid.

Probleem #2: gegevensinvoer

Nauwkeurigheid is altijd kritisch als het gaat om het effectief uitvoeren van een taak, maar als het gaat om de afhandeling belangrijk werknemer gegevensde details doen er echt toe.

Of je nu een digitaal onboardingplatformof nog steeds gebruik maken van papieren papieren, invoeren van de gegevens zorgt er nauwkeurig voor dat de juiste informatie aanwezig is opgeslagen – bespaart u en uw medewerkers de rompslomp fouten later.

➡️ Hoe problemen met gegevensinvoer te voorkomen:

Heb iemand rekening je werk. Laat ze het dan controleren opnieuw.

Probleem #3: Voordelen

Volgens de AICPA, 80% van de werknemers een baan bij zou houden voordelen in plaats van er een te nemen die wordt aangeboden meer betalen en geen voordelen. We kennen allemaal de Raas voor toptalent is krapdus het is belangrijk dat eigenaren van kleine bedrijven de waarde in het aanbieden van voordelen aan werknemers.

Voordelen zelf meenemen uitdagingen hoewel. Stijgende kosten, administratie en steeds veranderende wetgeving.

Hier volgen enkele veelvoorkomende compliance-uitdagingen die verband houden met voordelen:

• Betaald ziekteverlof
  Meer en meer staten passen robuuste regels voor betaald ziekteverlof toe. De vereisten en rapportage verschillen per locatie, dus u moet goed letten op de wetten in uw regio.
• Wet op gezins- en ziekteverlof (FMLA)
  Als opfriscursus stelt FMLA in aanmerking komende werknemers van gedekte werkgevers in staat om onbetaald, maar baanbeschermd verlof op te nemen om gespecificeerde familie- en medische redenen. Het vereist ook dat de werknemer de collectieve zorgverzekering krijgt onder dezelfde voorwaarden als wanneer de werknemer geen verlof had opgenomen. Het is moeilijk om de juiste melding van het recht op verlof, de toewijzing van vrije tijd, het beheer van de communicatie over uitkeringen, enzovoort, te coördineren.
• Wet op de inkomenszekerheid bij pensionering van werknemers (ERISA)
  ERISA is een federale wet die minimumnormen vaststelt voor pensioen- en ziektekostenregelingen met betrekking tot: gedragsnormen, fiduciaire regels en rapportagevereisten aan de overheid en deelnemers aan het plan. Het niet naleven van ERISA kan uw bedrijf duizenden boetes kosten.
• Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA)
  COBRA biedt werknemers en personen ten laste die de gezondheidszorg zijn kwijtgeraakt, de mogelijkheid om de dekking voort te zetten. Voor deze wet moet u voldoen aan de kennisgevingen en administratie van de federale COBRA- en staats-COBRA-regels.

➡️ Manieren om compliant te blijven:

1. Werk nauw samen met A makelaar of payroll provider om ervoor te zorgen dat werknemers correct worden ingeschreven.
2. Bekijk uw voordelen programma’s jaarlijks.
3. Vestigen nieuwe huur en beëindiging processen.
4. Bekijk en communiceer al uw voordelen aanbod.

Probleem #4: Personeelsbeheer

Waar zou uw bedrijf zijn zonder uw medewerkers? Jij hebt nodig productief En betrokken medewerkers om te groeien.

Volgens een recent onderzoek van Gallup, 53% van de medewerkers is niet betrokken op het werk en elke ontkoppelde werknemer zal dat doen kosten Jij.

Hetzelfde onderzoek concludeert dat het u zal kosten 34% van hun salaris (door productiviteitsverlies, gemiste diensten, negatieve houding, enz.).

Personeelsbeheer is een HR-nalevingsfactor die u niet kunt negeren. Dus wat betekent dit? Dit concept omvat alles van beheer van prestaties, training van werknemers, discipline en ontslag.

Op één manier kan dat verbeteren medewerkersbetrokkenheid is periodiek uit te voeren functioneringsgesprekken zodat u een oogje in het zeil kunt houden hoe uw medewerkers zich voelen. Ze zijn geweldig voor loopbaanontwikkeling, erkenning en feedback.

De focus leggen op personeelsmanagement vraagt ​​veel van je tijdmaar het komt goed waard Het. Zorg er wel voor dat alle processen die u implementeert vrij zijn van enige discriminatie problemen.

➡️ Best practices voor personeelsbeheer:

1. Breng meetbaar werk tot stand prestatiedoelstellingen.
2. Geef regelmatig prestatiefeedback.
3. Creëren erkenning programma’s.
4. Trein toezichthouders of managers constant – niet alleen voor naleving, maar voor communicatie.
5. Beoordeling disciplinair processen.

Kennis om u compliant te houden

HR-compliance moet top zijn prioriteit. Zoals altijd is het het beste voor eigenaren van kleine bedrijven raadplegen met een vertrouwde adviseur voordat u beslissingen neemt op het gebied van HR. Maar een beetje kennis gaat wel ver. Gebruik de bovenstaande tips om dit te voorkomen kostbare boetes in verband met HR-compliancekwesties.