Grotere workflow? Neem de controle terug!

Sociaal isolement heeft de administratieve routines van alle organisaties veranderd. De meesten merkten een daling van het klantenverkeer op, sommigen begonnen te wedden op televerkoop en bezorging en kregen te maken met een overbelasting van sommige processen. Het is niet verwonderlijk dat de workflow voor iedereen is veranderd.

Om te overleven maakten veel bedrijven een gedwongen en overhaaste migratie naar digitaal toen zelfs het beheer niet geautomatiseerd was. Als dit proces slecht wordt uitgevoerd, kan het leiden tot financiële verliezen door de aankoop van ongeschikte oplossingen of oplossingen met een kleine omvang, naast het verspillen van tijd en kansen.

Hieronder geven we enkele maatregelen aan waarmee u uw workflow weer onder controle kunt krijgen, uw klanten naar tevredenheid kunt bedienen en inkomsten kunt genereren voor uw bedrijf.

Als je het type bent dat leert door te doen, laten we het dan rustig aan doen. Plannen is geen abstractie maken, maar doelen, middelen en acties beschrijven, scenario’s analyseren en deadlines stellen om een ​​bepaald doel te bereiken, evenals de gewenste resultaten. In minder chaotische tijden sluiten bedrijven hun deuren wegens niet plannen. Is het doel om de workflow van de organisatie te organiseren om productiever te zijn? Dus laten we gaan.

1.1. Doe de PDCA-cyclus

Het is waar dat gedetailleerde planning de besluitvorming kan vertragen en het moment vereist urgentie. Gebruik in dat geval de PDCA-cyclus – plannen, doen, controleren en bijsturen, in die volgorde – om snel resultaat te boeken.

De methode spreekt voor zich. Plan wat u wilt, welke middelen, beschikbare tijd, betrokken mensen en verwachte resultaten. Handel volgens wat is gedefinieerd, observeer wat er gebeurt en stuur bij wat nodig is.

Omdat het een cyclus is, gaat het na de laatste stap terug naar het begin. Maar op dat moment heeft uw bedrijf kennis, ervaring en succes opgebouwd en staat het op een hoger niveau. De workflows zullen al correct georiënteerd zijn en in de volgende PDCA is de richting om te verbeteren.

1.2. controleer de resultaten

Waren er operationele voordelen? Worden klanten sneller en sneller geholpen? Is de algehele tevredenheid toegenomen?

De resultaten zullen u vertellen of de planning en uitvoering van de nieuwe workflows op schema liggen. Vergeet niet om perioden te controleren en te vergelijken – in dagen, weken of maanden.

1.3. neem de wijzigingen op

Het ‘normale’ waar we allemaal aan gewend waren, is een realiteit die alleen in het geheugen bestaat. Isolatie zette alleen maar een trend in gang die al bestond en die veel organisaties maar al te graag afkeurden: de consument gaat niet meer frequent naar de winkel, maar koopt met dezelfde gretigheid als hij koopkracht heeft. Het is uw winkel die naar de klant moet; en het internet is de weg.

Pas na veranderingen in workflows ook andere marketing- en verkooppraktijken toe, verbeter de kwaliteit van de dienstverlening en plaats uw winkel op sociale netwerken, zelfs als uw publiek zich in dezelfde buurt bevindt als het verkooppunt.

Processen, zoals het gewoonlijk wordt gedefinieerd, zijn doelgerichte opeenvolgingen van taken. De kassa sluiten aan het eind van de dag is een proces. Het komt vaak voor dat veel ondernemers in de dagelijkse drukte dit detail vergeten en alleen resultaat verwachten van de inzet van medewerkers. Neem op deze as 3 maatregelen.

2.1. ontwerp de processen

Gebruik visuele hulpmiddelen om schema’s te maken die alle interne processen van uw bedrijf weergeven zoals ze nu zijn. Onder andere hoe de verkoop wordt gefactureerd, hoe WhatsApp wordt afgehandeld, wie de bezorgstructuur verzorgt en wat de huidige bezorgcapaciteit is; iedereen eigenlijk.

Met een visuele kaart van deze stromen is het gemakkelijker om beslissingen te nemen en investeringen toe te wijzen waar ze echt nodig zijn.

2.2. Identificeer kansen voor verandering en verbetering

In dit stadium is het mogelijk om werknemers opnieuw toe te wijzen en technologische oplossingen te implementeren die de workflow van uw bedrijf echt ten goede komen. Sommige processen, zoals het genereren van verkoopfacturen, kunnen worden geautomatiseerd, waardoor mensen zich kunnen wijden aan meer strategische taken.

Als er medewerkers zijn die toegewijd waren aan het bedienen van klanten in de winkel, kunnen ze nu worden doorverwezen naar andere functies, aangezien de beweging is verminderd.

Er moet speciale aandacht worden besteed aan marketing en verkoop. Bij marketing is het noodzakelijk om een ​​aanwezigheid op sociale netwerken en zoekmachines op te bouwen, zodat wanneer een potentiële klant een term in zoekopdrachten typt, uw winkel tussen de eerste resultaten verschijnt. Proximity-marketing wordt tegenwoordig gedaan met internet.

In de verkoop is het belangrijk om te zorgen voor snelle processen, zoals: ontvangst en scheiding van bestellingen in voorraad, facturering, verzending, levering en aftersales. Vergeet niet dat het ook belangrijk is om producten en verpakkingen te ontsmetten om een ​​veilige levering te garanderen.

• Bewuste adoptie van technologieën

3.1. Bestudeer de beste oplossing

Dimensionering is het sleutelwoord bij het inhuren van een technologie voor uw bedrijf, of het nu gaat om ERP, CRM of andere.

Niet alle bedrijven, vooral micro- en kleine bedrijven, kunnen zich een ERP veroorloven, hoewel deze investering een hoog potentieel rendement heeft met de automatisering van activiteiten. Maar het is niet nodig om een ​​geïntegreerd systeem te hebben om de digitale wereld te betreden.

Er zijn oplossingen zoals MAKE Pos, een systeem dat creditcardmachines integreert, die een groot deel van de handelingen aan de kassa automatiseren en de ontvangst van verschillende vormen van betaling mogelijk maken. Met deze software kan de winkelier de producten en hun prijzen bekijken, de verkoop doen en de cashflow automatiseren. Alles voor een veel lagere prijs.

Onthoud echter dat het de moeite waard is om in de toekomst te investeren in completere oplossingen. Het rendement bij de adoptie van software verdient de investering in een paar maanden terug.

3.2. Kies leveranciers die geïnteresseerd zijn in uw succes

Wees op uw hoede voor degenen die koste wat het kost dure producten proberen op te dringen, met onweerstaanbare verkoopargumenten. Een goede leverancier is er een die met u mee wil groeien, niet alleen het maandelijkse doel haalt. Als het gaat om technologie, wat voor veel ondernemers nog een mysterie is, is ondersteuning tijdens de implementatie en werking van de oplossing essentieel.

Alle winkeliers waren verrast en sommigen leden meer dan anderen onder de gevolgen van de gezondheids- en economische crisis. Maar er zijn manieren om uw workflow te stroomlijnen en van het huidige moment een kans te maken. Met de terugkeer van de activiteiten, vooral in de tweede helft, zullen winkels die overleven door de juiste investeringen te doen nu verliezen kunnen goedmaken.