Digitale boekhouding: wat is het?

De relatie tussen de accountant en de winkelier is meestal niet gemakkelijk. Vaak wordt de accountant gezien als een bureaucraat, die alleen verantwoordelijk is voor het verzenden van betalingsbewijzen en het invullen van aangiften. Maar wist je dat een ERP kan helpen om die cultuur te veranderen?

Naast het wegnemen van fricties in de relatie – wat vaak ontstaat door het versturen van onvolledige gegevens of in ondeugdelijke formaten – stelt een geïntegreerd systeem de accountant in staat om een ​​adviserende houding aan te nemen.

Dat wil zeggen, in plaats van het bedrijf alleen maar te helpen gelijke tred te houden met de overheid, zal het in staat zijn om problemen in de kostenstructuur van het bedrijf te identificeren en het te helpen concurrerender te worden in overeenstemming met zijn bedrijfsmodel.

Het kan allemaal met Digitaal Boekhouden. Begrijp hieronder hoe deze trend accountants en winkeliers kan helpen een productievere relatie op te bouwen.

Digitale boekhouding: wat is het?

Het is een werkmethode die is gebaseerd op de integratie tussen het geïntegreerde managementsysteem (ERP) van het bedrijf en een boekhoudsysteem, dat een module van het ERP zelf kan zijn.

Deze integratie heeft een grote impact op de werkroutine van de accountant. In plaats van tijd te verspillen aan het opvragen van meer volledige klantgegevens en het omgaan met details die weinig waarde toevoegen aan het bedrijf, kan hij de kostenstructuur van de detailhandelaar onderzoeken en wijzigingen aanbevelen.

Het is niet ongebruikelijk dat ondernemers in de detailhandel zakelijke kansen verliezen, simpelweg omdat ze geen controle hebben over de financiële en boekhoudkundige aspecten van de winkel. Ondanks dat de producten in omloop zijn gebracht, is er een groot tekort aan:

Met Digital Accounting kan de accountant zich richten op de bedrijfsprocessen en kostenstructuren en met de hoofdrolspeler van de ondernemer een adviserende rol vervullen.

Zo is het gebruikelijk dat ondernemers zich melden moeite met het genereren van winst. Een accountant met een adviseursprofiel analyseert de rekeningen, analyseert invoer en uitvoer, notities en andere aspecten. Uiteindelijk zal het een actieplan voor het bedrijf aanbevelen om weer financieel gezond te worden.

Zo kan het bedrijf hogere winstmarges behalen zonder verkopers onder druk te zetten met onrealistische doelen, productprijzen te verhogen of schulden aan te gaan op de kredietmarkt.

Maar hoe optimaliseert Digital Accounting precies het werk van de accountant en hoe draagt ​​dit bij aan het succes van de retailonderneming? Dit is wat we hierna gaan laten zien.

Digitale boekhouding en belastingadequaatheid: routines optimaliseren

Het eerste grote voordeel van het gebruik van digitale boekhouding is het elimineren van menselijke fouten bij het importeren van boekhoudgegevens. Wanneer er inconsistenties zijn in de documentatie die naar SPED wordt gestuurd, loopt het bedrijf het risico een boete te krijgen en boetes te moeten betalen.

Als gevolg hiervan wordt de belastingafwikkeling veel efficiënter en eenduidiger, aangezien de gegevens die door de ERP-software van de detailhandelaar worden verzonden naar de boekhoudmodule worden verzonden in het XML-formaat dat door SPED wordt geaccepteerd.

Daarnaast staat Digitaal Boekhouden garant voor andere voordelen, zoals:

• volgen van releases — automatische boekingen kunnen aan de bron worden geverifieerd;
• Analytische balans en DRE — de resultatenrekening voor het jaar wordt nu automatisch opgesteld;
• Boekhoudkundige boekingen — verslagen van boekhoudkundige feiten moeten afkomstig zijn van een betrouwbare bron;
• registraties — rekeningschema’s, bedrijven, gebruikers en soorten boekingen hebben verschillende boekingen;
• Geldstroom — met het kasstroomoverzicht (DFC) is het mogelijk om de weg te kennen van het geld dat in een bepaalde periode het bedrijf binnenkomt.

Bij Digital Accounting wordt de informatie die wordt vrijgegeven in het ERP van de klant geïntegreerd in het boekhoudsysteem van het kantoor of de boekhoudafdeling, wat ook de controle van gegevens vergemakkelijkt.

Hoe digitale boekhouding implementeren?

Het innovatieproces bestaat uit verschillende stappen die kunnen verschillen naargelang de bedrijfscultuur. In een accountantskantoor, zoals in elk ander bedrijf, moet transformatie beginnen bij mensen, niet bij technologische oplossingen.

De bereidheid van professionals om veranderingen te accepteren kan een katalysator of een onoverkomelijk obstakel zijn. De zakelijke hiërarchie en de focus op concurrentie worden uitgedaagd door de integratie die wordt voorgesteld door digitale oplossingen, die tools voor samenwerking bieden.

Het ontbreken van de nodige vaardigheden en zelfs de interesse van mensen in de organisatie kan inspanningen ondermijnen en alle investeringen in technologie voor niets doen. Daarom is het noodzakelijk om de organisatiecultuur te trainen en te veranderen, zodat digitale boekhouding wordt geaccepteerd als onderdeel van de routine.

Een andere belangrijke stap is weten hoe u de oplossingen moet kiezen die op de markt beschikbaar zijn. Er zijn software zoals Tegenpaneeldoor ATS Informatica, die gratis worden aangeboden aan de kantoren en een totale integratie en compatibiliteit met het ERP van dezelfde leverancier garanderen.

Door de vruchten te plukken van geavanceerde automatisering en efficiëntie, is de accountant tenslotte klaar om de zakenpartner van een detailhandelaar te worden. Met zijn analytische en onpartijdige kijk op de cijfers van het bedrijf, is hij in staat om fundamentele inzichten te bieden ter ondersteuning van slimme besluitvorming.

Technologie wordt gemaakt met mensen en toepassingen. Met Digital Accounting is het niet anders: de praktische effecten kunnen alleen worden aangetoond wanneer de tool wordt bediend door getrainde professionals die geïnteresseerd zijn in het transformeren van de werkroutine. Dit is de enige manier om de bestaande bottleneck in de communicatie tussen retail en accountantskantoren, die elk jaar voor onmetelijke financiële verliezen zorgt, te overwinnen.