Geldbesparende Ideeën 2023
Leestijd: 4 minuten
Transacties met behulp van digitale betaalmethoden vinden steeds vaker plaats in Braziliaanse commerciële vestigingen. Maar net zo belangrijk bij het plaatsen van automaten op het verkooppunt is kaartafstemming.
Al we leggen het hier op de blog uit wat reconciliatie is, waarom elke handelaar deze procedure zou moeten toepassen en hoe dit soort audits op bedrijfsrekeningen moet worden uitgevoerd.
Vandaag laten we u de belangrijkste fouten zien die verkopers hebben gemaakt bij het beheren van betalingen en hoe u deze kunt vermijden.
Kaartbeheer: veelgemaakte afstemmingsfouten
1. Voer de bediening uitsluitend met de hand uit
Ten eerste hebben we het goedkope dat duur uitkomt. Kaartautomaten geven flyers uit zodra de betaling is gedaan; ze worden opgeslagen door de handelaar en kunnen bewijs vormen op het moment van afstemming, vooral in gevallen van fraude en terugboekingen, zoals we in het volgende onderwerp zullen zien.
Veel retailers gebruiken alleen verkoopnota’s in notitieboekjes of spreadsheets en controleren vervolgens de folders om de bedragen en vergoedingen te controleren die door merken en acquirers in rekening worden gebracht. Het probleem is dat de methode niet alleen arbeidsintensief is, maar ook onderhevig is aan menselijke fouten en een groot deel van de tijd van de ondernemer in beslag neemt.
Een betalingsreconciliatiesysteem geïntegreerd met ERP erin slaagt de controles uit te voeren en geldige documentatie af te geven met een veel grotere efficiëntie en betrouwbaarheid. Het volstaat dat de winkelier het betaalmiddel registreert en de contractuele vergoedingen meedeelt, zodat het systeem een periodieke verificatie kan uitvoeren.
Het is belangrijk om te onthouden dat het, zelfs met de automatisering van dit proces, belangrijk is om de flyers te bewaren om ondersteunend materiaal te hebben bij het aanvragen van terugbetalingen. Vergelijk wekelijks of maandelijks softwaregegevens en rapporten van acquirers en merken met opgeslagen bonnen.
2. Geen aandacht besteden aan terugboekingen
Chargebacks zijn kortingen die kopers maken bij het overboeken van aankoopbedragen op creditcards naar winkeliers. Deze kosten doen zich voor wanneer de klant meedeelt dat hij een bepaalde aankoop niet op de kaart heeft gedaan of dat het product niet is geleverd – in het geval van e-commerce.
Feit is dat het verlies van terugboekingen – al dan niet in verband gebracht met financiële fraude – voor rekening van de winkelier komt. Een verzoening die weinig aandacht besteedt aan de door klanten gevraagde terugboekingen is gebrekkig en maakt het bedrijf kwetsbaar.
Terugboekingen kunnen een legitieme oorsprong hebben, bijvoorbeeld wanneer een kaart wordt gekloond en gebruikt om aankopen te doen in uw winkel, maar het kunnen ook pogingen zijn van de klant om het geld terug te krijgen, zelfs nadat hij de aankoop heeft gedaan. fraude.
Daarom is het noodzakelijk om alle terugboekingen van de acquirer zorgvuldig te observeren en de folders te gebruiken om een mogelijke poging tot oplichting te bewijzen. Deze praktijk kan het bedrijf helpen ernstige geldproblemen te voorkomen en bedrijfsstagnatie.
3. Precaire monitoring van vergoedingen
Wanneer de afstemming met de hand wordt gedaan, is het heel gemakkelijk om onverschuldigde kosten over het hoofd te zien: vergoedingen die hoger zijn dan wat was gecontracteerd, buitensporige tarieven, extra rente op aankopen in termijnen, naast andere problemen.
Dit alles, wanneer het een grote omzet betreft, resulteert in pijnlijke financiële verliezen voor de portemonnee van de winkelier. In dit verband benadrukken we: vertrouw niet alleen op uw aandacht en het vermogen om berekeningen te maken bij het verzoenen van kaarten.
Het gebruik van geïntegreerde systemen met betalingsreconciliatie is de beste manier om alle verkoopactiviteiten uit te kammen zonder het dagelijkse werk van managers in gevaar te brengen. Zo wint de ondernemer tijd om zich aan zijn bedrijf te wijden, relaties op te bouwen en productieve partnerschappen aan te gaan, zonder een blinde vlek te laten op het gebied van verzoening.
4. Lange periodes doorgaan zonder te verzoenen
Betalingen met creditcards hebben 30 dagen nodig om op de rekening van het bedrijf te staan - soms minder als de ondernemer een voorschot op vorderingen vraagt of als de contractuele periode korter is. De reconciliatieperiode kan dit interval niet veel overschrijden.
Het is gebruikelijk om te denken dat verzoening een detail is en dat het mogelijk is om eventuele onregelmatigheden op te sporen door af en toe de service te verlenen. Maar fouten bij de verkoopverwerking, het opnemen van onrechtmatige vergoedingen en pogingen tot fraude komen vaker voor dan u misschien denkt.
Volgens een onderzoek van de SPC en de CNDL waren tussen maart 2018 en maart 2019 8,9 miljoen Brazilianen het slachtoffer van een of andere vorm van fraude; Het klonen van creditcards (41%) komt veruit het meest voor.
Dit is slechts een van de identificeerbare problemen bij bemiddeling. Er zijn fouten die bijvoorbeeld het gevolg kunnen zijn van een fout bij het aansluiten van de machine op het systeem van de verkrijger, waardoor de aankoop in het ERP wordt gedaan, maar het bedrag niet binnen de afgesproken termijn op de lopende rekening staat.
Check daarom altijd minimaal één keer per maand het ERP-afstemmingssysteem en de folders die de automaat uitgeeft.
Waar op te letten bij het matchen van kaarten
Acquirer vergoedingen (onderhandeld versus betaald)
Er zijn verschillende automaatopties in de betaalmarkt en elke leverancier heeft zijn eigen incassomethode. Sommigen rekenen eenmalige kosten op het moment van inhuren, anderen verkopen het toestel en er zijn er die een “huur” rekenen.
Bovendien brengt elke transactie kosten met zich mee die variëren afhankelijk van de betalingsmethode (credit of debet) en, in het geval van creditering, stijgt de rente volgens het aantal termijnen. Dit alles moet in het contract staan en naar behoren worden geregistreerd in het ERP.
Inkopen toegestaan in termijnen (gecontracteerd x geëffectueerd)
In het contract dat met de automaatleverancier wordt afgesloten, moet worden beschreven hoeveel termijnen zijn toegestaan, de vergoedingen voor elke termijn en de betalingsvoorwaarden.
Deze gegevens moeten ook worden opgenomen in het ERP-afstemmingssysteem voor automatische conferenties. Als er kosten in rekening worden gebracht tegen een ander tarief, communiceert het systeem het verschil zodat de handelaar actie kan ondernemen.
Overdracht validatie
Ten slotte is bankafstemming de laatste stap. Dit is de verificatie van de ontvangst van bedragen op de bankrekening van de rechtspersoon – en op welke, als er meerdere zijn.
Dit hele conferentieproces helpt bij het ontwikkelen van de noodzakelijke discipline voor het financiële beheer van het bedrijf. Bewust van wat erin gaat, wat eruit gaat en wat er op welke datum in moet, kan de winkelier aankopen beter plannen en scherpere prijzen krijgen.
In een land waar digitale valuta steeds meer ruimte wegnemen van fysieke bankbiljetten op de betalingsmarkt, is kaartafstemming essentieel voor de financiële gezondheid van het bedrijf. Het vermijden van de hierboven genoemde veelgemaakte fouten is een manier om verliezen te minimaliseren en een hogere winstmarge te hebben.
