ATS Informatica – IT-oplossingen voor beheer

Je hebt vast wel eens gehoord van processtandaardisatie, maar je weet niet zeker hoe het in de praktijk werkt. Er zijn er ook die kippenvel krijgen bij de gedachte aan de term.

Ongeacht welke van de twee, of andere van de vele zakelijke realiteiten die verband houden met het idee van het standaardiseren van processen, we zijn van plan het in deze tekst te demystificeren, het concept tastbaarder te maken en het ideaal beter te verwezenlijken in uw dagelijkse praktijk. bedrijf.

Wat betekent processtandaardisatie?

Processtandaardisatie is een sterk vereenvoudigde vertaling van de term en betreft de handelingen die erop gericht zijn de routine van een zakelijke activiteit uniformer te maken. Het is een implementatie van uniforme standaarden in de manier van werken, om de bedrijfsvoering consistenter en productiever te maken.

Als we het hierover hebben, hebben we het ook automatisch over de organisatie van verschillende punten, taken en benaderingen binnen de zakelijke omgeving, gaande van de manier om conflicten op te lossen tot de manier waarop een activiteit wordt ontwikkeld, samen met de logistiek waarbij meer dan één persoon betrokken is .

Gewoonlijk is de standaardisatie van processen noodzakelijk en essentieel in bedrijven met functies en activiteiten die door tal van werknemers worden uitgevoerd, zodat het definiëren van een betere en beknoptere manier om een ​​bepaalde activiteit of functie uit te voeren talloze voordelen oplevert voor de interne stroom van het bedrijf.

We kunnen zeggen dat de standaardisatie van operationele en verplichte processen in bedrijfsactiviteiten verantwoordelijk is voor:

• verhelder de processen op een zeer specifieke manier, waarbij altijd het doel van elke fase ervan duidelijk wordt;
• demonstreren een plan voor het begin, midden en einde van het proces;
• bepalen welke medewerkers of sectoren verantwoordelijk zijn voor elk onderdeel van dit proces;
• detailleer de uitvoering van elke fase van het proces, de sequenties en stappen, de verantwoordelijke sectoren, het formaat van de documentatie na uitvoering;
• een basis hebben van verwachte resultaten – doelen – voor elk type proces.

Waarom kiezen voor standaardisatie van processen in uw bedrijf?

Waarom zou je het hebben alsof het er een is? handboek met goede praktijken of een vereenvoudigde gids voor het uitvoeren van interne activiteiten op een gestandaardiseerde manier verbetert het de zakelijke routine aanzienlijk. Maar er is meer, bekijk het met ons:

Betere uitvoering van werkzaamheden

Als er een standaardisatie van processen is, is het veel meer gegarandeerd dat de kwaliteitsnorm bij de uitvoering ervan ook consistenter zal zijn, en dit zal niet afhangen van de medewerker die verantwoordelijk is voor die functie: er is immers een norm die gevolgd moet worden.

Als uw bedrijf bijvoorbeeld een hoog personeelsverloop heeft, helpt de standaardisatie van processen om discrepanties in resultaten te voorkomen telkens wanneer een nieuwe werknemer op de vacante positie arriveert.

Kosten minimaliseren en middelen optimaliseren

Of het nu gaat om menselijke of financiële middelen, met de standaardisatie van processen zult u niet langer te maken hebben met zoveel onvoorziene uitgaven en zult u betere mogelijkheden vinden om te investeren in middelen die het bedrijf verbeteren, zoals het gebruik van een geïntegreerd managementsysteem. Systeemzaken.

Het financiële vraagstuk hangt nauw samen met een gestandaardiseerd proces met optimalisatie van middelen.

Minder variabiliteit, betere klantervaring

En daarmee meer consistentie met uw klanten. Met gestandaardiseerde processen volgt uw voorraad een patroon en dat geldt ook voor uw leveringen. Klanten houden niet van onzekerheid, en standaardisatie is de schaakmat dat je gaat leveren wat en hoe je hebt beloofd – omdat er een proces is om dat te garanderen.

En het is duidelijk dat sommige van de te standaardiseren processen direct contact met de klant kunnen hebben, en daarmee wordt door hem een ​​grotere waarde ervaren wanneer hij vindt dat alles georganiseerd is, het “huis op zijn plaats”.

Makkelijker om je team te trainen

Gestandaardiseerd beheer heeft dit plus om ondernemers de mogelijkheid te bieden hun werknemers te trainen in overeenstemming met richtlijnen, matrixen, diagrammen, tools en software die worden of zullen worden aangenomen.

Het bedrijf wordt flexibel.

Eigenlijk, dit zijn enkele voordelen van het standaardiseren van processen.

Welke processen kunnen worden gestandaardiseerd?

Het eerste waar je rekening mee moet houden is dat je niet alles tegelijk kunt standaardiseren. Zelfs om processen te standaardiseren zijn er dus processen die geobserveerd moeten worden.

Binnen een bedrijfsactiviteit zijn er ten minste twee soorten processen: waarde en ondersteuning. Laten we ze allemaal snel begrijpen.

waarde processen zijn degene die rechtstreeks verband houden met de uiteindelijke levering aan de klant, dat wil zeggen, zij zijn degene die, indien gewijzigd, door uw klant zullen worden opgemerkt. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop een filiaal wordt geopend, de opstelling van artikelen in etalages, de dienst na verkoop…

Aan de andere kant, en niet minder belangrijk, de ondersteunende processen zijn die welke de effectieve en operationele werking van het bedrijf ondersteunen. Bijvoorbeeld de administratieve en financiële sector.

Dat gezegd hebbende, het is eenvoudiger begin met het standaardiseren van waardeprocessen – omdat ze een perceptie van snelle verbetering genereren voor de klant – en ook geleidelijk de ondersteuningsprocessen aanpassen. Het gaat erom een ​​bedrijf op te bouwen dat succesvol zal zijn, dus het kost tijd.

Hoe standaardiseer ik processen in mijn bedrijf?

Nadat is bepaald welk proces gestandaardiseerd zal worden, is het tijd om de volgende stappen uit te voeren:

1. huidige procesmapping: ontdek hoe iets wordt uitgevoerd en begrijp het als geheel;
2. vind de “hiaten” van het te optimaliseren proces: indien goed in kaart gebracht, is het gemakkelijk om de punten te identificeren die verbeterd moeten worden;
3. definieer verantwoordelijk: het is noodzakelijk om de rol van elke persoon binnen de organisatie en standaardisatie te definiëren;
4. standaardmaterialen, richtlijnen ontwikkelen: u moet het in kaart brengen, de hiaten en degenen die verantwoordelijk zijn voor het formaliseren en documenteren van de middelen voor training en optimalisatie;
5. kies technologische hulpmiddelen die u kunnen helpen: een ERP-systeem kan u helpen de touwtjes in handen te nemen en te weten hoe u moet handelen vóór het in kaart brengen en nog beter erna. Gebruik en misbruik wat informatietechnologie te bieden heeft in het bedrijfsleven.