8 tips voor conflicthantering in uw bedrijf

Wel eens van conflicthantering gehoord?

Zeker, elke vorm van relatie tussen twee of meer mensen kan een soort conflict hebben, het zijn tenslotte de verschillen tussen mensen waar de meeste meningsverschillen over ontstaan.

En natuurlijk vormt de werkomgeving geen uitzondering op deze regel! Kun je je voorstellen hoeveel meningsverschillen teams uit verschillende sectoren moeten overwinnen om projecten af ​​te ronden? Heb je er ooit bij stilgestaan ​​dat professionals met verschillende persoonlijkheden het erg moeilijk kunnen vinden om samen te werken?

Als we aan conflicten denken, is het eerste beeld dat in ons opkomt dat van ruzies en meningsverschillen. Hoewel dit een veel voorkomende en vaak correcte perceptie is van dit soort situaties, heeft een conflict niet altijd een negatieve of schadelijke connotatie.

Als ze correct worden beheerd, rekening houdend met alle factoren die hen hebben gemotiveerd, kunnen conflicten zeer productief zijn, vooral binnen bedrijven. En hier komt het belang van conflictbeheersing om de hoek kijken.

In dit artikel laten we u zien hoe conflictbeheersing positieve verandering binnen bedrijven kan bevorderen en een aanjager kan worden van gunstige veranderingen voor de hele organisatie.

Kom op?

Wat is conflicthantering?

Over het algemeen is conflictbeheersing niets anders dan de reeks strategieën en praktijken die worden toegepast om conflicten in de werkomgeving te voorkomen en op te lossen.

Onder “conflicten” kunnen we verstaan: gevechten, discussies en rellen tussen werknemers of tussen afdelingen, misverstanden of meningsverschillen tussen leiders, niet-naleving van bevelen, naast andere factoren die de interne harmonie van het bedrijf ondermijnen.

Conflicthantering heeft tot doel deze problemen zo snel mogelijk te bestrijden en zo negatieve en ernstige gevolgen voor de betrokken partijen te voorkomen.

Het is heel gebruikelijk dat bedrijven met een groot aantal werknemers HR-centra oprichten die gespecialiseerd zijn in het beheer van interne conflicten, maar niets verhindert dat de praktijken die door dergelijke afdelingen worden gecreëerd, in elk type bedrijf worden toegepast.

Waarom is het belangrijk om conflicten te managen?

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat conflictmanagement sterk fungeert als controle over de meningsverschillen die ontstaan ​​in de teams van een bedrijf. En wat is de belangrijkste asset die een organisatie heeft? Precies, uw medewerkers.

Het beheersen van conflicten is dus een taak van groot belang om interpersoonlijke problemen tussen werknemers te verminderen en te voorkomen dat er een werkomgeving ontstaat die wordt gekenmerkt door vijandigheid of gebrek aan respect.

Je zou je zelfs kunnen afvragen: “Maar zou het niet beter zijn om werknemers hun meningsverschillen zelf te laten uitwerken? Het zijn tenslotte allemaal volwassenen!

Ongetwijfeld zijn de meeste professionals volledig in staat om veelvoorkomende meningsverschillen op te lossen, die in de dagelijkse praktijk van elk bedrijf voorkomen.

Het probleem is wanneer werknemers niet in staat zijn hun meningsverschillen opzij te zetten om de ideale oplossing te vinden voor het probleem waarmee ze worden geconfronteerd, waarbij ze een strijd van ego’s voeren om te bepalen wie gelijk of ongelijk heeft.

De HR-afdeling speelt in dit soort situaties een sleutelrol, juist om te voorkomen dat dergelijke misverstanden uitgroeien tot onherstelbare relatieproblemen.

Zo helpt conflictmanagement het bedrijf om het volledige potentieel van zijn werknemers te ontwikkelen door input te leveren zodat alle problemen die voortkomen uit coëxistentie en verschillen in persoonlijkheid en wereldbeeld met elkaar worden verzoend.

Sterker nog, deze managementstrategie versterkt de organisatiecultuur en schept een motiverende omgeving waarin iedereen wordt gehoord en gerespecteerd, zelfs in ongunstige situaties, waardoor betrokkenheid van medewerkers en problemen met ontevredenheid worden vermeden.

Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van conflicten in bedrijven?

Zoals we aan het begin van dit artikel vermeldden, is elke relatie onderhevig aan meningsverschillen en wrijving. In de bedrijfsomgeving zijn er een aantal menselijke en procedurele factoren die tot conflicten kunnen leiden, maar we zullen er drie uitlichten:

• Structuurfactoren: wanneer er een probleem of storing is in workflows, informatie of intern beleid die van fundamenteel belang zijn voor een goede bedrijfsvoering;
• Gedragsfactoren: zeer vaak voorkomend, zijn verschillen in persoonlijkheid en waarden tussen werknemers, machtsmisbruik, stress en emotionele en attitudekwesties van werknemers;
• Externe factoren: dit zijn gebeurtenissen waarover het bedrijf geen controle heeft en die een onverwachte impact kunnen hebben op het dagelijks leven van de organisatie, zoals bijvoorbeeld de pandemie die in 2020 begon.

Bovendien kunnen bedrijven problemen ondervinden die worden veroorzaakt door meer alledaagse situaties, zoals projectvertragingen, communicatiestoringen, slechte toewijzing van middelen, enz.

Over het algemeen vinden organisaties die goed gestructureerd conflictbeheer hebben dat is ontworpen om met dergelijke factoren om te gaan, het gemakkelijker om de problemen op te lossen die hierdoor worden veroorzaakt.

Wat is de rol van leiderschap bij conflicthantering?

Wanneer het bedrijf zich bezighoudt met het bemiddelen van conflicten in de werkomgeving, is het essentieel om de rol van de leiders van het bedrijf in dit soort situaties te erkennen.

Wanneer er botsingen zijn tussen teamleden, is het de taak van de manager om een ​​voordelige en positieve oplossing te zoeken voor alle betrokkenen, waarbij hij de beste oplossing voor het probleem beoordeelt.

Als dit niet gebeurt, is de kans groot dat deze manager te maken krijgt met veel grotere en negatievere situaties dan verwacht, aangezien een onopgelost eenmalig probleem een ​​persoonlijk meningsverschil tussen de partijen kan worden.

Dit soort benadering (of beter gezegd, non-benadering) draagt ​​alleen maar bij tot de toename van het probleem en tot het ontstaan ​​van persoonlijke meningsverschillen tussen de medewerkers, waardoor het hele team wordt getroffen door een zwaar en vijandig klimaat.

Op de lange termijn kan deze situatie een gebrek aan professionele betrokkenheid veroorzaken, projecten vertragen en het moeilijk maken om talent te behouden. Rivaliteitsomgevingen zijn immers helemaal niet motiverend.

Daarom is het de verantwoordelijkheid van de bedrijfsleiders om op te treden als conflictbemiddelaars die onpartijdige standpunten innemen en problemen op een redelijke manier helpen oplossen.

8 tips voor uw conflicthantering

Nu je alle fundamentele concepten over conflictmanagement hebt begrepen, is het tijd om de belangrijkste tips te bekijken voor het implementeren van deze people management-strategie in je bedrijf.

Een werkomgeving die open en transparante communicatie tussen al haar werknemers hoog in het vaandel heeft staan, voorkomt veel misverstanden tussen werknemers, vooral wanneer heldere en directe communicatie deel uitmaakt van de bedrijfscultuur.

Dit soort cultuur voorkomt dat er bij elke tegenslag problemen ontstaan, aangezien iedereen al communicatie als onderdeel van zijn routine heeft als een manier om problemen op te lossen. Bovendien voorkomt deze strategie het ontstaan ​​van roddels en intriges in de werkomgeving en zorgt het ervoor dat het hele team meer op één lijn zit en meer gericht is op het oplossen van problemen.

• Erken het belang voor het team

Het is belangrijk om te laten zien dat alle medewerkers onderdeel zijn van conflictoplossing, de problemen die zich voordoen in de dagelijkse praktijk zijn immers ieders belang en verantwoordelijkheid.

Communicatie die het team waardeert en interne acties die nauwere interpersoonlijke banden tussen werknemers bevorderen, dragen in hoge mate bij aan de ontwikkeling van het collectief en het gevoel van verbondenheid tussen professionals.

Dit alles versterkt het gevoel dat conflicthantering een routine is die door de teamleden zelf kan worden gedaan, waardoor conflicten op persoonlijk vlak worden verminderd en de autonomie van medewerkers wordt ontwikkeld.

• Focus op de kern van de problemen

Dit is een andere strategie die voorkomt dat problemen persoonlijk worden opgevat. Het kan zijn dat twee collega’s verschillende meningen hebben over wat een klant nodig had, terwijl het probleem in feite ligt in de manier waarop de instructies zijn doorgegeven.

Net zoals een werknemer moeite kan hebben met het opvolgen van de instructies van een manager omdat hij in zijn dagelijkse werk zeer gewelddadige communicatie gebruikt, wat de professional ontmoedigt.

Het belangrijkste is om vast te stellen waar de meningsverschillen en problemen die in het bedrijf optreden vandaan komen, om ze op te lossen. Een van de manieren om de reden voor het conflict te achterhalen, is door te praten met de partijen die bij de situatie betrokken zijn.

• Zoek positieve oplossingen voor iedereen

Dit is misschien wel de moeilijkste stap in conflicthantering: het vinden van een oplossing die alle bij het probleem betrokken partijen tevreden stelt.

Maar er is geen manier! Een van de inspanningen van conflictbeheersing is om te onderhandelen over oplossingen die beide partijen ten goede komen, omdat dit de wrok vermindert en voorkomt dat het probleem in de toekomst opnieuw de kop opsteekt.

Een van de meest gebruikte strategieën hiervoor is het identificeren van de gemeenschappelijke belangen tussen degenen die bij het conflict betrokken zijn.

Het meest geschikte in elke strategie voor conflictbeheersing is dat alle werknemers training en ondersteuning krijgen om met dagelijkse tegenslagen om te gaan en om positieve interpersoonlijke relaties in de werkomgeving aan te gaan.

Training in geweldloze communicatie en zakelijk welzijn kan het hele bedrijf ten goede komen, omdat het helpt bij de emotionele en psychosociale ontwikkeling van professionals.

• Stel deadlines voor het oplossen van conflicten

Om conflictoplossing nog assertiever te maken, is het noodzakelijk om deadlines vast te stellen voor het oplossen ervan.

Dus vanaf het moment dat een probleem wordt geïdentificeerd door het leiderschap of HR, moet er een strategie worden ontwikkeld om het probleem aan te pakken en zo snel mogelijk op te lossen, aangezien dit voorkomt dat de ongunstige situatie zich lang voortzet .

Door een deadline vast te stellen voor het oplossen van een conflict, hebben de partijen die bij het probleem betrokken zijn de neiging om het probleem redelijker op te lossen samen met hun bemiddelaars, wat erg belangrijk is om hen deel te laten uitmaken van de oplossing en niet van het probleem.

• Maak preventiestrategieën

Een van de beste manieren om conflicten op te lossen, is ze te voorkomen!

Het creëren van probleempreventiestrategieën binnen het bedrijf is dus essentieel om verschillende soorten confrontaties op te lossen.

Voorbeelden van deze strategieën zijn: trainingsprogramma’s, creatie en verbetering van interne communicatiekanalen, regelmatige interne tevredenheidsenquêtes, creatie van normen die de houding van medewerkers bepalen, gelijke behandeling van alle professionals, wervingsprocessen en evaluatie van de cultuur van de geschikte kandidaat, enz.

• Voer organisatieklimaatonderzoeken uit

Organisatieklimaat- en medewerkerstevredenheidsonderzoeken zijn essentieel voor elk bedrijf dat waarde hecht aan het welzijn van zijn bedrijf, vooral omdat ze helpen bij het identificeren van problemen en interne geschillen.

Er zijn een aantal technologieën die de toepassing van organisatieklimaatonderzoeken vergemakkelijken, die ook de besluitvorming en de ontwikkeling van managementstrategieën op basis van concrete gegevens vergemakkelijken.

Daarnaast kan de klimaatenquête in combinatie met andere factoren helpen om andere problemen in kaart te brengen.