Geldbesparende Ideeën 2023
Elke eigenaar van een klein bedrijf weet hoe belangrijk een solide bende werknemers kan zijn. Een hecht team dat weet hoe het moet samenwerken, kan van uw bedrijf een plezier maken om te runnen en een financieel succes te worden. Aan de andere kant is een onsamenhangend of verdeeld team als zakelijk drijfzand: zonder een snelle correctie gaat uw bedrijf onvermijdelijk ten onder.
Hoewel het inhuren van werknemers die goed met elkaar kunnen opschieten een grote bijdrage levert aan het creëren van de sterke cultuur die start-ups en kleine bedrijven nodig hebben, heeft zelfs het beste team van tijd tot tijd wat steun nodig.
De vraag is: hoe creëer je eenheid en afstemming als je budget krap is of je team verspreid is over meerdere werklocaties?
Zoek tools die goede communicatie ondersteunen
Als ondernemer is het belangrijk om elke groeifase in te gaan die voorbereid is op de uitdaging om de juiste samenwerkingstools voor uw werknemers te vinden. Alleen u kent de unieke kenmerken van uw personeel en alleen u kunt beslissen wat werkt.
Het is waarschijnlijk dat u geen genoegen neemt met een enkele oplossing voor teamcommunicatie. De truc is om een verscheidenheid aan bronnen te verzamelen die, wanneer ze worden gecombineerd, je geven wat je nodig hebt om een samenhangend, goed functionerend team te creëren.
Er zijn nog nooit zoveel opties beschikbaar geweest om dit doel te bereiken, van zelfstandige platforms zoals Slack, een berichten-app voor teams, tot volledige kantoorsuites van Microsoft. Het nemen van de verkeerde beslissing kan een startup verspilde dollars kosten en, erger nog, een afgestompt momentum. Ik raad je altijd aan om te proberen voordat je koopt. Profiteer van gratis proefversies wanneer beschikbaar en ontdek met uw team of het voor u werkt.
Om de juiste beslissingen te nemen, moet een ondernemer nadenken over de beste manier om een bedrijfscultuur op te bouwen en tegelijkertijd echte samenwerking voorop te stellen. Bij een bicoastal startup waar ik werkte, was het antwoord grootbeeld-tv’s met webcams in beide kantoren die altijd aan stonden tijdens werkuren. Teams konden op elk moment voor een scherm kruipen voor een vergadering, een snelle inhaalsessie of een gesprek van een paar minuten over een problematische coderegel. Voor een andere startup waren Slack en Trello, een samenwerkingsapp voor projectbeheer, alles wat nodig was.
Niemand kan je vertellen wat de juiste combinatie zal zijn, hoewel velen het zullen proberen. Je zult zelf moeten ontdekken hoe de stukjes in elkaar passen.
Hoe zit het met de kosten?
Het valt niet te ontkennen dat traditionele teambindingoefeningen gelijk zijn aan tijd weg van het werk. Als uw werknemers een dag besteden aan het leren elkaar te vertrouwen en het werk van klanten opzij te zetten, is het mogelijk dat klanten verloren gaan, en niet alle bedrijven kunnen zich dat risico veroorloven.
Daarom zijn de kleine dingen – cultuur, bestuurlijke transparantie en algemeen aanvaarde doelen – zo belangrijk. Er zijn veel eenvoudige tools die niet de “wow”-factor hebben van naar een speelhal of een retraite in de bergen gaan, maar die de communicatie en productiviteit bevorderen.
Op macroniveau beloven tal van oplossingen reiskosten en verloren productiviteit te minimaliseren. Hier zijn vijf goedkope ideeën die u kunnen helpen een sterker team op te bouwen zonder failliet te gaan.
1. Bouw je teamfundament met het juiste cement
Wie u inhuurt om deel uit te maken van uw team, vormt echt de basis voor succes of falen. Als u over videoconferentiemogelijkheden beschikt, kan het zowel verhelderend als kostenefficiënt zijn om deze te gebruiken voor een eerste face-to-face-interview. Zoek medewerkers die waarde hechten aan transparantie en heldere communicatie. Als je je cultuur op dat fundament bouwt, wordt interne communicatie voor iedereen gemakkelijker.
Als u betrouwbare werknemers heeft, kan teambuilding net zo eenvoudig zijn als samen lunchen of regelmatige telefonische vergaderingen plannen tussen werknemers op verschillende fysieke locaties. Zelfs sociale media – Facebook- en GroupMe-chats of -groepen bijvoorbeeld – kunnen geweldige plekken zijn voor werknemers om te chatten, vragen te stellen en zelfs stoom af te blazen, hoewel het zeker niet onfeilbaar is. Door werknemers toegang te geven tot hun Facebook-pagina’s en naar eigen goeddunken berichten te plaatsen, kunnen onbedoelde vertrouwelijkheidsovereenkomsten worden geschonden, en berichten-apps zoals GroupMe brengen het inherente risico van intimidatie met zich mee.
De bepalende factor zijn uw medewerkers. Als je ze kunt vertrouwen, dan kun je meer dan waarschijnlijk vertrouwen op hun gebruik van sociale media.
2. Vul je gereedschapskist zorgvuldig
Een whiteboard is een geweldig hulpmiddel, maar het werkt niet op meerdere kantoren en werkplekken. Gedeelde agenda’s en e-mails kunnen een grote bijdrage leveren aan het verbeteren van de teamcohesie, maar daarmee kom je niet ver.
Visuele hulpmiddelen zoals Trello en Asana geven teams een samenwerkingscentrum waar ze kunnen coördineren op een manier die zowel rechts- als linkshandige werknemers tevreden stelt. Bij Phone.com gebruiken we Slack op onze drie kantoorlocaties en met meerdere externe medewerkers en contractanten om teamwerk en goede communicatie te bevorderen.
Dit is echter het probleem met al deze tools: Hoe goed ze ook zijn, u profiteert alleen als uw team ze daadwerkelijk en efficiënt gebruikt. Slack heeft veel valkuilen, waaronder overvloedige add-ons en een forum dat soms lijkt op een gesprek in een dansclub. Productiviteitsapps, zoals Trello, vereisen constant onderhoud en individuele aanpassingen. Daarom is het zo belangrijk om die tools te kiezen die je niet alleen leuk vindt en gaat gebruiken, maar ook die je begrijpt. Wanneer het team ziet dat het leiderschap een tool productief gebruikt, zullen ze vanzelf volgen.
3. Laat overbodige toeters en bellen weg
Dit lijkt misschien een voor de hand liggende tip, maar het zal je misschien verbazen hoeveel mensen het over het hoofd zien. Gebruik de tools die u koopt of gooi ze weg. De meeste tools waar we het hier over hebben, zijn gebaseerd op abonnementen, en als u of uw team er geen gebruik van maakt, bloedt u gewoon geld dat beter kan worden gebruikt.
Bewaar die tools die meerdere applicaties hebben. Videoconferenties kunnen bijvoorbeeld vele functies vervullen, zelfs dingen die zo eenvoudig zijn als het verbeteren van de communicatie tussen kantoren. Een snelle face-to-face van het ene bureau naar het andere kan kostbare werktijd besparen, waardoor problemen binnen enkele minuten kunnen worden opgelost in plaats van meerdere dagen aan e-mails.
4. Kijk goed naar elkaar
Ik heb tot nu toe verschillende keren op deze tip gewezen omdat ik echt geloof in de waarde van videoconferenties. De moderne werkplek is flexibel en afgelegen, wat unieke voordelen en specifieke uitdagingen biedt. Videoconferenties kunnen veel van deze problemen oplossen. Van een-op-een tot alle hens aan dek, niets brengt een verspreid team zo samen als de mogelijkheid om bij elkaar te zitten en te chatten in één virtuele ruimte.
Kies in het ideale geval een oplossing voor videoconferenties die is gekoppeld aan uw telefoonconferentiesysteem, zodat de echte straatvechters kunnen bellen en deel kunnen uitmaken van uw hele team. Zodra u een gevestigd systeem heeft, organiseert u maandelijkse vergaderingen voor het hele bedrijf. Regelmatige videovergaderingen kunnen een grote bijdrage leveren aan het leggen van verbindingen tussen collega’s en het versterken van uw team als geheel.
5. Open je oren
Uw teamleden zullen ervaring hebben met het gebruik van verschillende tools, dus vraag hen wat in het verleden het beste heeft gewerkt en kijk waar functionaliteit overeenkomt met praktisch gebruik. Openstaan voor feedback is essentieel voor een ondernemer. Door flexibel te zijn, blijft u up-to-date met de sterkste opties van vandaag.
Het opzetten en voortdurend opbouwen van uw team hoeft geen aanslag op uw middelen te zijn. Er zijn zoveel opties voor tools die de pijn uit het proces kunnen halen.
Als je een team opbouwt op basis van een sterke bedrijfscultuur, liggen de voordelen voor de hand: verbeterde communicatie, verhoogde productiviteit op afstand, lagere reiskosten en een betere balans tussen werk en privéleven voor iedereen. Wat valt er te verliezen?
